Mahngebühren und Verzugszinsen - Buchung und Hintergründe

Nicht immer werden Rechnungen in einem angemessenen Zeitraum beglichen. Dann muss der Rechnungsteller oder Gläubiger mahnen und kann dabei unter bestimmten Umständen auch Mahngebühren vom Schuldner verlangen. Diese Mahngebühren sind unterschiedlich zu verbuchen, je nachdem, ob ein Unternehmen sie eingenommen hat oder ob sie vom Unternehmen bezahlt worden sind. Auch auf das Buchen von Verzugszinsen und Inkassogebühren geht der folgende Artikel ein.

Kurze Einführung zum Mahnwesen

Beim Stellen einer fälligen Rechnung wird oft ein Zahlungsziel angegeben, z. B. zwei oder drei Wochen. Ist eine Rechnung innerhalb dieses Zeitraums nicht bezahlt worden, kann der Rechnungsteller mahnen. Eine kundenfreundliche Variante ist dabei die Zahlungserinnerung, bei der der Rechnungsteller davon ausgeht, dass sein Kunde die Rechnung nur versehentlich nicht gezahlt hat. Denn grundsätzlich sollten Unternehmen trotz einer Mahnung an einer Kundenbindung interessiert sein.

Mit dieser Zahlungserinnerung, die dennoch eine Mahnung ist, gerät der Kunde in Zahlungsverzug nach § 286 Abs. 1 Satz 1 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch; siehe auch nächsten Absatz). Der Zahlungsverzug setzt auch ohne Mahnung spätestens 30 Tage nach dem Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB). Wenn das Zahlungsziel im Kaufvertrag vereinbart ist, gerät der Schuldner ebenfalls ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).

Nach Eintritt des Zahlungsverzuges kann der Gläubiger bei seiner nächsten Mahnung auch Mahngebühren verlangen. Dabei muss dem Schuldner eine angemessene Frist zur Begleichung der Rechnung eingeräumt werden. Üblich sind zwei Wochen nach der Zahlungserinnerung für die zweite Mahnung und eine Woche für die dritte Mahnung.

In der dritten Mahnung des kaufmännischen Mahnverfahrens sollten dann auch weitere Schritte angedroht werden (bei einem renitenten Zahlungsverweigerer darf die Kundenbindung hintangestellt werden). Diese Schritte können das Einschalten eines Inkassobüros oder die Aufnahme des gerichtlichen Mahnverfahrens mit gerichtlichem Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid und schließlich Klageerhebung sein. Dieser Artikel legt den Fokus allerdings auf das kaufmännische Mahnverfahren und die Einschaltung eines Inkassobüros.

Mahngebühren und Verzugszinsen nach BGB

Durch den Zahlungsverzug entsteht dem Rechnungsteller ein Schaden, für den er nach § 280 Abs. 1 und 2 BGB Schadenersatz verlangen kann. Dafür kann der Gläubiger ab dem Beginn des Zahlungsverzuges Verzugszinsen verlangen (§ 288 Abs. 1 bis 3 BGB). Mit dem Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr vom 29.07.2014 wurde zusätzlich der Anspruch des Gläubigers auf Zahlung einer Pauschale in Höhe von 40 € ins Gesetz geschrieben, wenn der Kunde kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB).

Auch an anderen Stellen unterscheidet das Gesetz zwischen Unternehmern und Verbrauchern als Kunden. So gilt der Zahlungsverzug 30 Tage nach der Zustellung der Rechnung für Verbraucher nur dann, "wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist" (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB). Und es gelten unterschiedliche Sätze für die Verzugszinsen: aufs Jahr gerechnet fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz für Verbraucher (§ 288 Abs. 1 BGB) und neun Prozentpunkte für Unternehmer (§ 288 Abs. 2 BGB).

Für Mahngebühren gibt es keine konkrete gesetzliche Grundlage. In verschiedenen Urteilen hat die Rechtsprechung die Berechtigung von Mahngebühren zwar bestätigt, ihre Höhe jedoch stark eingeschränkt. So erklärte das Oberlandesgericht München 2011 eine Mahnkostenpauschale der Stadtwerke von 5 € für unwirksam (Urteil vom 28.07.2011 – 29 U 634/11); als angemessen sah das OLG eine Mahngebühr von 1,20 € an. Denn es dürfen nur Sachkosten, wie Papier- und Druckkosten sowie Porto, in die Mahngebühren einfließen, nicht aber Personalkosten. Deutlich höhere Mahngebühren, die in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geschrieben werden, halten einer gerichtlichen Überprüfung sehr wahrscheinlich nicht stand.

Höhe von Verzugszinsen berechnen

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank nach Vorgaben der Europäischen Zentralbank halbjährlich berechnet und amtlich bekannt gegeben; er liegt seit 2016 bei – 0,88 %. In wirtschaftlich besseren Zeiten ist er üblicherweise positiv. Der negative Basiszinssatz sorgt dafür, dass die Verzugszinssätze niedriger sind als das, was das BGB auf den Basiszinssatz draufsattelt: Für Verbraucher als Kunden beträgt der Verzugszinssatz derzeit (Stand: August 2021) 4,12 %, für Unternehmer als Kunden 8,12 %.

Die Verzugszinsen für einen Monat werden nun wie folgt berechnet: Die Schuldensumme mit dem Verzugszinssatz multiplizieren und durch 100 teilen. Das Ergebnis durch zwölf teilen, weil der Zinssatz aufs Jahr gerechnet wird. Wenn die Zinsen für mehrere Monate berechnet werden sollen, muss das Ergebnis mit der Anzahl der Monate multipliziert werden.

Das folgende Rechenbeispiel für einen Verbraucher, der 50 Tage im Verzug ist, zeigt eine tagesgenaue Berechnung der Verzugszinsen:

Rechenschritt	Rechenoperation	Summe
Summe, die geschuldet wird		2.000 €
Angewandter Verzugszinssatz	× 4,12 / 100 (Verbraucher)	82,4 €
Anzahl der Tage	× 50	4.120 €
Aufs Jahr gerechnet	/ 365	11,29 €

Nach 50 Tagen des Verzugs kann der Gläubiger einem Verbraucher, der ihm 2000 € schuldet, 11,29 € Verzugszinsen in Rechnung stellen. Wenn kein Verbraucher beim Geschäftsvorfall beteiligt ist, sind es 22,25 € - bei dem Unternehmer-Verzugszinssatz von 8,12 %.

In Rechnung gestellte Mahngebühren und Verzugszinsen buchen

Wenn der Schuldner schließlich den Rechnungsbetrag zuzüglich Mahngebühren und Verzugszinsen bezahlt, müssen alle Bestandteile des Zahlungseingangs korrekt verbucht werden. Verzugszinsen sind als Schadenersatzleistung umsatzsteuerfrei. Gleiches gilt für die Mahngebühren. Deshalb sollten sie nicht als Negativ-Skonto eingetragen werden, wie es teilweise gemacht wird. Denn das Skonto wirkt sich auf die Umsatzsteuer aus, sodass aus einem Negativ-Skonto eine Umsatzsteuerforderung entsteht.

Vielmehr sollten Mahngebühren und Verzugszinsen auf das Konto "Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge" gebucht werden. Alternativ können die Mahngebühren auf das Konto "Andere sonstige betriebliche Erträge" fließen und die Verzugszinsen auf das Konto "Erlöse Zinsen und Diskontspesen" oder auf "Zinserträge", auf dem auch die Zinsen der Bank für Geldanlagen landen. Der Nettobetrag der Rechnung gehört zu den "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen", die Umsatzsteuer auf das Konto "Umsatzsteuer 19 %".

Selbst gezahlte Mahngebühren und Verzugszinsen buchen

Es kann auch vorkommen, dass das eigene Unternehmen in Zahlungsverzug gekommen ist. Wird die Rechnung schließlich inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen beglichen, sind auch diese Ausgaben richtig zu verbuchen. Für die gezahlten Mahngebühren ist das Konto "Kosten des Geldverkehrs" üblich, für die Verzugszinsen das Konto "Zinsaufwendungen für kurzfristige Verbindlichkeiten".

Inkassokosten richtig buchen

Wer statt des gerichtlichen Mahnverfahrens lieber ein Inkassobüro mit dem Eintreiben der offenen Forderung beauftragt, muss auch hierfür auf die korrekte Verbuchung achten. Das Inkassobüro schlägt den Betrag für seine Dienstleistung auf die Forderung an den säumigen Schuldner auf. Wenn der Schuldner die um Inkassokosten, Mahngebühren und Verzugszinsen erhöhte Rechnung bezahlt, reicht das Inkassobüro das Geld nach Abzug der Inkassokosten an das Unternehmen weiter, das es beauftragt hat. Auch wenn die Inkassokosten also nicht über ein Konto des Unternehmens laufen, müssen sie richtig verbucht werden.

Die Dienstleistung des Inkassobüros ist umsatzsteuerpflichtig. Deshalb muss der Betrag aufgeteilt werden: Der Nettobetrag der Inkassokosten wird auf der Sollseite unter "Nebenkosten des Geldverkehrs" eingetragen, die Umsatzsteuer als "abziehbare Vorsteuer 19 %". Auf der Habenseite kommt der Gesamtbetrag aufs Konto "Sonstige betriebliche Erträge (aus Inkasso)".

letzte Änderung S.P. am 06.02.2023 Autor(en):  Stefan Parsch Bild:  Bildagentur PantherMedia / nito500

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	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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