Telefonkosten - Privatanteil als Eigenverbrauch buchen

Kosten für Telefon und Internet sind Betriebsausgaben. Sie sind steuerlich absetzbar. Bedingung: Das Telefon wird zu mindestens 10 Prozent beruflich genutzt. Dann kann das Telefon in das gewillkürte Betriebsvermögen aufgenommen werden (Tax 2007, Hans-Ulrich Lamm, Buhl, 2006) Dabei gilt, dass der Unternehmer den privat genutzten Anteil als Entnahme zu buchen hat. Hierbei gelten folgende Bedingungen des Finanzamtes. Abzugsfähige Telefonkosten: 

• Grundgebühren des Anschlusses
• Gesprächsgebühren Internetkosten
• Bereitstellungsentgelte
• Reparatur- und Instandhaltungskosten
• Anschaffungskosten von zum Beispiel Handys, Telefonanlagen, Autotelefone, Faxgeräte

Private Telefonkosten abziehen

Private Telefonkosten sind keine Betriebsausgaben. Selbstständige sollten also den privaten Anteil der Telefonkosten aus der Telefonrechnung herausrechnen. Das Finanzamt geht davon aus, dass ein Teil der Telefonkosten privat veranlasst ist. Das gilt übrigens auch dann, wenn für Dienstgespräche ein eigener Anschluss zur Verfügung steht.

Um den privaten Anteil zu ermitteln erlaubt der Gesetzgeber zwei Verfahren:

1. Den Einzelverbindungsnachweis
2. Die Schätzung

Der Einzelverbindungsnachweis verlangt viel Aufwand, weil der Unternehmer stets prüfen muss, welche Telefonate dienstlich und welche privat veranlasst waren.

Die Schätzung ist praktischer. Dabei zieht der Unternehmer von seinen Telefonkosten stets einen prozentualen Privatanteil an den Telefonkosten ab. In einem Punkt ist die Schätzung sogar unumgänglich: Wenn Telefon und Internet über eine Flatrate abgerechnet werden. In diesem Fall kann kein Mensch die tatsächliche private Nutzung von Telefon oder Internet nachvollziehen. 

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Der Einzelverbindungsnachweis erlaubt eine prüfungsfeste Ermittlung des Privatanteils an den Telefonkosten. Das Finanzamt verlangt dafür eine detaillierte Auflistung der beruflichen Gespräche mit Daten des Empfängers und Anlass des Gesprächs. Grundsätzlich gilt eine solche Regelung auch für das Surfen im Internet.

Die Schätzung

In der Zeit der Flatrates lassen sich einzelne Gesprächs- oder Internetkosten nicht präzise ermitteln. Hier empfiehlt sich eine Schätzung. Wer den Privatanteil an den Telefonkosten schätzt, muss dies auf einer plausiblen Grundlage tun. Der Selbstständige könnte beispielsweise das Telefonierverhalten drei Monate lang an Einzelverbindungsnachweisen beobachten. Auf dieser Basis kann er für die Zukunft eine Schätzung vornehmen, die einer Prüfung durch das Finanzamt standhält.

Die Steuerberatungsgesellschaft Gonze & Schüttler empfiehlt auf ihren Internetseiten als Richtgrößen folgende Prozentsätze für die Aufteilung zwischen beruflichen und privaten Telekommunikationskosten von Selbstständigen: 

• Telefonrechnungen bis 130 Euro pro Monat: Bis 30 Prozent können als geschäftlicher Anteil abgesetzt werden.
• Bis 230 Euro monatlich: Bis zu 40 Prozent geschäftlicher Anteil.
• Telefonkosten über 230 Euro im Monat können in voller Höhe als geschäftlich angegeben werden.

Die Steuerberaterkanzlei weist darauf hin, dass auf diese Regelungen keinerlei Anspruch besteht. Es handele sich lediglich um Erfahrungswerte. Grundsätzlich sollte der Unternehmer auf Nachfrage seines Finanzamts erklären können, wie er zur Aufteilung seiner Telekommunikationskosten gelangt ist.

Wichtig:

• Wer Telefonkosten unter 30 Euro monatlich hat, kann einen geschäftlichen Anteil allenfalls über einen Einzelverbindungsnachweis glaubhaft machen. Bei solch niedrigen Kosten geht das Finanzamt von einem rein privaten Anschluss aus.
• Selbstständige sollten ihre Berechnung sofort anpassen, wenn sich die Geschäftstätigkeit verändert. Wer beispielsweise nur noch nebenberuflich selbstständig ist, sollte seine geschäftlichen Telefonkosten niedriger schätzen.

Telefon und Internet in Geschäftsräumen außerhalb der Wohnung

Verfügt ein Selbstständiger über Büro- oder Geschäftsräume außer Haus, dann kann er nicht automatisch die vollen Kosten für Telefon und Internet von der Steuer absetzen. Am einfachsten stehen die Dinge für die Mitarbeiter. Telefonkosten der Mitarbeiter eines Unternehmens sind Betriebskosten. Das gilt in Kapitalgesellschaften auch für angestellte Geschäftsführer.

Für den Selbstständigen selbst gilt das so eindeutig leider nicht. Grundsätzlich geht das Finanzamt davon aus, dass auch Dienstanschlüsse in einem Büro außer Haus zu einem Teil privat genutzt werden. Deshalb müssen Selbstständige auch von den Kosten des Büroanschlusses einen kleinen Privatanteil abziehen, bevor sie den Rest steuerlich absetzen. Gonze & Schüttler empfehlen, einen Privatanteil von mindestens 25,50 Euro monatlich oder 306 Euro im Jahr anzusetzen.

Tipp: Den Geschäftsanschluss dem Finanzamt melden und mitteilen, dass dieser ausschließlich geschäftlich genutzt wird.

Vorsicht! Zu viele Privatgespräche über den Dienstanschluss sind gefährlich. Das Finanzamt kann auch die Kosten für den Privatanschluss kontrollieren. Stellt sich dabei heraus, dass über den Privatanschluss zu wenig telefoniert wurde, kann das Finanzamt Steuern nachfordern.

Ansetzungsverfahren für Arbeitnehmer

Auch Arbeitnehmer können Telefonkosten von der Steuer absetzen. Wenn der Arbeiternehmer häufig sein privates Telefon für betriebliche Telefonate nutzt, kann er diese als Werbungskosten absetzen. Hierfür gibt es zwei Verfahren:

• Einzelverbindungsnachweis
• 20-Prozent-Pauschale

Einzelverbindungsnachweis

Mit dem Einzelverbindungsnachweis können höhere Kosten als bei der 20-Prozent-Pauschale abgesetzt werden. Dafür müssen die beruflichen Entgelte ermittelt werden, sowie der Anteil an den Telefonkosten.

Ermittlung der beruflichen Entgelte: Das Finanzamt verlangt eine detaillierte Auskunft über die beruflich veranlassten Gespräche. Diese Angaben müssen über einen Zeitraum von drei Monaten gesammelt werden. In den Angaben muss das Datum und die Uhrzeit des Gesprächs bzw. der Internetverbindung vorhanden sein. Zudem muss die Nummer des Empfängers bei Telefonaten bzw. Faxen vermerkt sein, bei Internetkosten müssen die angewählten Seiten notiert sein. Es müssen ebenfalls die Kosten des Gespräches bzw. der Internetverbindung vorhanden sein, sowie der Grund des Gespräches, des Fax oder des Internetbesuches. Bei Telefonaten und Faxen müssen ebenfalls der Name des Geschäftspartners bzw. des Empfängers genannt werden.

Berechnung des beruflich genutzten Anteils und der abziehbaren Kosten: Der beruflich genutzte Anteil wird über das Verhältnis der beruflichen Kosten zu den Gesamtkosten ermittelt. Die abziehbaren Kosten werden aus den beruflich genutzten Anteil multipliziert mit den Gesamtkosten errechnet.

20-Prozent-Pauschale

Diese Pauschale können Arbeitnehmer nutzen, wenn sie erfahrungsgemäß häufig beruflich telefonieren. Außendienstmitarbeiter oder Heimarbeiter zählen unter anderen zu diesen Berufsgruppen. Damit können 20 Prozent der Telefonkosten abgesetzt werden, wobei der Betrag von 20 Euro nicht überschritten werden darf. Aus Vereinfachungsgründen kann eine repräsentativer Zeitraum von drei Monaten aufgezeichnet werden. Mit dieser Aufzeichnung können die durchschnittlichen Telefonkosten ermittelt werden. Diese durchschnittlichen Kosten dürfen für den Pauschalansatz dann genutzt werden. Somit entfällt die monatliche Ermittlung der 20 Prozent an den Telefonkosten.

Erstattungen des Arbeitgebers 

Der Arbeitgeber kann die Telefonkosten entsprechend der 20-Prozent-Pauschale steuerfrei erstatten. Um die gesamten beruflichen Kosten zu erstatten, müssen die Bedingungen des Einzelverbindungs-nachweises eingehalten werden. Hierdurch werden die abzugsfähigen Ausgaben gemindert. Auch in diesem Fall vereinfacht ein gesonderter Anschluss die Abrechnung von Telekommunikationskosten.

Arbeitnehmer: Telefonkosten bei Auswärtstätigkeit

Richtet der Arbeitnehmer einen zusätzlichen Anschluss ein, der ausschließlich für berufliche Telefonate und berufliches Surfen genutzt wird, dann kann der Arbeitgeber auch die vollen Kosten steuerfrei erstatten. Telefonkosten bei Auswärtstätigkeit Ist ein Arbeitnehmer länger als eine Woche auswärts tätig, kann er auch private Gespräche nach Hause von der Steuer absetzen. Das hat der Bundesfinanzhof 2012 entschieden (Az.: VI R 50/10).

Eigentlich müsste auch der Arbeitnehmer auch hier zwischen privaten und dienstlichen Gesprächen unterscheiden. Doch nach mehr als einer Woche Abwesenheit von Zuhause kann er private Geschäfte nur telefonisch regeln. Der BFH hat entschieden, dass es sich bei solchen Gesprächen um einen „beruflich veranlassten Mehraufwand“ handelt. Und der sei damit „der Erwerbssphäre zuzuordnen“, entschieden die Richter.