Betriebsausgabe und Weihnachtsfeier - Achtung bei den Lohnsteuergrenzen

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Die Betriebsweihnachtsfeier ist ein Dankeschön an die Mitarbeiter. Dafür greifen viele Arbeitgeber zum Jahresende tief in die Tasche, denn die Kosten für die Weihnachtsfeier sind steuerlich absetzbar. Allerdings knüpft das Finanzamt diesen Vorteil an eine Reihe von Bedingungen. Erfüllt das Weihnachtsessen im Kollegenkreis nur eine dieser Bedingungen nicht, gelten die Kosten für die Feier als geldwerter Vorteil. Der Arbeitgeber muss in dem Fall Lohnsteuer und eventuell Sozialabgaben bezahlen. Außerdem geht der Vorsteuerabzug verloren. 

Unter folgenden Bedingungen bleibt die Weihnachtsfeier steuerfrei:

• Die Kosten dürfen 110 Euro pro Mitarbeiter nicht überschreiten.
  
• Die Weihnachtsfeier darf höchstens die zweite Betriebsveranstaltung im Jahr sein.
• Eingeladen müssen alle Mitarbeitenden einer Organisationseinheit sein, einer Abteilung, eines Standortes oder einer Filiale.

110 Euro: Freigrenze wird Freibetrag

Die Grenze von 110 Euro gilt ab 2015 als Freibetrag, nicht als Freigrenze. Wurden bis 2014 die Kosten der Weihnachtsfeier komplett steuerpflichtig, wenn sie den Betrag von 110 Euro pro Teilnehmer überstiegen, so hat der Gesetzgeber ab 2015 die Regeln entschärft. Wenn die Kosten der Weihnachtsfeier in diesem Jahr 110 Euro pro Teilnehmer übersteigen, dann muss der Arbeitgeber nur den Anteil versteuern, der über dem Freibetrag liegt. Andere Regeln hat der Gesetzgeber verschärft. 

Die 110 Euro pro Teilnehmer müssen 2015 wieder alle Kosten der Feier enthalten. Der Bundesfinanzhof (BFH) hatte 2013 entschieden, dass nur solche Leistungen mitgerechnet werden müssen, die die Teilnehmer direkt konsumieren (Az. VI R 94/10). Der Gesetzgeber hat die Regeln ab 2015 dennoch strenger formuliert: So zählen jetzt neben Speisen und Getränken beispielsweise die folgenden Kosten wieder mit zum Gesamtbetrag, der durch die Zahl der Teilnehmer geteilt werden muss

• Saalmiete
• Personal
• Künstler/DJ
• Eventmanager
• Eigene Mitarbeiter, die mit der Vorbereitung der Feier beauftragt waren

Achtung! Bei den 110 Euro handelt es sich um einen Bruttobetrag. Netto darf die Weihnachtsfeier nur 92,44 Euro für jeden Mitarbeiter kosten.

Den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer teilt der Arbeitgeber durch die Anzahl der Teilnehmer. Der BFH hat 2013 entschieden, dass nicht nur die Mitarbeiter, sondern alle Teilnehmer mitgezählt werden müsssen (Az. VI R 7/11). Auch hier hat der Gesetzgeber die Regeln zu Lasten der Unternehmen neu formuliert. Die Kosten für die Weihnachtsfeier 2015 sind wieder nur durch die Zahl der Mitarbeiter zu teilen.  

Nur tatsächlich Anwesende sind Teilnehmer

Lange war unklar, ob auch Mitarbeiter zu zählen sind, die eingeladen waren, dann aber doch ferngeblieben sind. Inzwischen hat der Bundesfinanzhof ein Machtwort gesprochen:  "Die Rechtsprechung des BFH ist so auszulegen, dass als Teilnehmer bei einer Betriebsveranstaltung nur diejenigen Personen gerechnet werden, die tatsächlich teilgenommen haben", erklärt Ulrike Höreth, Fachanwältin für Steuerrecht bei der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem. Wer sicher gehen will, kalkuliert das ein und plant die Weihnachtsfeier so, dass ihre Kosten auch bei einigen Spontanabsagen noch unter 110 Euro pro Mitarbeiter bleiben.

Als steuerlich absetzbar gilt die Weihnachtsfeier nur, wenn sie alle genannten Bedingungen erfüllt. Hat ein Unternehmen seine Mitarbeiter schon im Frühjahr zu einem Osterfest und im Sommer zu einer Grillparty eingeladen, dann wäre die Weihnachtsfeier insgesamt die dritte Feier. In diesem Fall würde das Finanzamt die steuerliche Absetzbarkeit nicht anerkennen.

Der Arbeitgeber müsste nachträglich entscheiden, für welche der drei Veranstaltungen der Steuervorteil nicht gilt und dann Lohnsteuer abführen. "Das gilt sogar dann, wenn einzelne Arbeitnehmer an den vorherigen Feiern nicht teilgenommen haben", erläutert Steuerberaterin Stefanie Peter von Ebner Stolz Mönning Bachem. Das gleiche gilt, wenn der Chef die Kosten aus dem Blick verliert oder einzelne Mitarbeiter bei der Einladung übergeht.

Ausweg Lohnsteuerpauschalierung

Erfüllt die Betriebsweihnachtsfeier eine der Bedingungen zur steuerlichen Absetzbarkeit nicht, dann eröffnet der Gesetzgeber einen Ausweg über die Lohnsteuerpauschalierung. Der Unternehmer muss gemäß § 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG in diesem Fall einen Lohnsteuersatz von 25 Prozent ansetzen. Aber auch die Lohnsteuerpauschalierung gilt nur in Grenzen. Die Grenze wäre beispielsweise überschritten, wenn der Chef die Weihnachtsfeier nutzt, teure Geschenke zu überreichen (Az. VI R 58/04). "Das kann öfters vorkommen, beispielsweise wenn der Betrieb mit der Belegschaft auf ein gewinnbringendes Geschäftsjahr oder besonders erfolgreiche Angestellte anstoßen will", weiß Stefanie Peter. Hierbei handelt es sich dann um eine untypische Programmgestaltung, da eine solche Zuwendung auch völlig losgelöst von der Veranstaltung vorgenommen werden könnte.

Im Urteilsfall ging es um überreichte Goldmünzen. Gelegenheitsgeschenke aus Anlass von Weihnachtsfeiern und ähnlichen Betriebsveranstaltungen sind daher nur solche, die den Rahmen und das Programm der Festivitäten betreffen. "Daher führen unübliche Präsente bei den Beschenkten zu steuerpflichtigem Arbeitslohn", warnt die Expertin. Damit nicht genug: Lässt sich die Lohnsteuerpauschalierung auf die Weihnachtsfeier nicht anwenden, dann muss der Arbeitgeber zusätzlich von der regulären Lohnsteuer noch Sozialabgaben für die Mitarbeiter zahlen. 

Tipp: Ist die Weihnachtsfeier die dritte Betriebsfeier im Jahr, kann der Arbeitgeber wählen, für welche der drei Betriebsfeiern er statt der Steuerfreiheit die Lohnsteuerpauschalierung in Anspruch nimmt. Es empfiehlt sich dann, die insgesamt günstigste Feier zu versteuern.   

Weihnachtsfeier für Minijobber

Vorsehen müssen sich Unternehmen, die Arbeitskräfte auf 450-Euro-Basis beschäftigen. Die Betriebsfeier kann die Grenzen der Minijobs sprengen. Solange das Unternehmen sich bei der Weihnachtsfeier an alle genannten Kriterien hält, gelten für Minijobber keine Sonderregeln. Wenn die Kosten jedoch den Betrag von 110 Euro brutto pro Mitarbeiter übersteigen, dann können durch die Minijobber zusätzliche Kosten entstehen. Schließlich schlägt das Finanzamt nun die Kosten der Feier auf die Löhne auf.

Steigt damit der Lohn eines Minijobbers auf mehr als 450 Euro, dann gilt er als normaler sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer. Diese Einstufung gilt zumindest ab dem Monat, in dem die Weihnachtsfeier stattfand. Allerdings kann der Arbeitgeber den Minijobber zum neuen Jahr erneut als solchen anmelden, erklärt die Minijobzentrale auf Anfrage. Wer Minijobber beschäftigt, sollte also besonders genau auf die Regeln achten.

Weihnachtsessen mit Kunden

Laden Arbeitnehmer Kunden oder Geschäftspartner zum Weihnachtsessen ein, sind hierbei die allgemeinen Regeln für Bewirtungsaufwendungen anzuwenden. Das bedeutet, dass ordnungsgemäße Quittungen vorliegen müssen und eine gesonderte Aufzeichnungspflicht in der Buchführung beachtet werden muss. Unter dieser Voraussetzung kann der Arbeitgeber den Angestellten die Kosten in voller Höhe ohne Lohnsteuerpflicht erstatten, sich die Umsatzsteuer aus der Rechnung in voller Höhe vom Finanzamt zurückholen und von den Nettokosten 70 Prozent selbst als Betriebsausgaben absetzen.

Werbungskostenabzug beim Weihnachtsessen für Mitarbeiter

Oft kommt es vor, dass Vorgesetzte ihre Mitarbeiter aus eigener Tasche zur Weihnachtsfeier einladen, als Dank für geleistete Dienste und zur Motivation für die künftige Arbeit. Hier war das Finanzamt in den vergangenen Jahren besonders kritisch und verwies meist auf die private Lebensführung. Aufgrund der geänderten Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs darf die Bewirtung von Kollegen jetzt aber nicht mehr generell vom Werbungskostenabzug ausgeschlossen werden. Diese günstigen Urteile wendet die Verwaltung an, indem etwa eine Aufteilung in beruflich und privat nach Köpfen erfolgen darf, wenn etwa neben Geschäftspartnern auch sonstige Personen teilnehmen. Bewirtungsaufwendungen für Kollegen lassen sich sogar voll absetzen, wenn sie beruflich veranlasst sind. 

letzte Änderung W.V.R. am 09.09.2019 Autor(en):  Wolff von Rechenberg Quelle:  Ebner Stolz Mönning Bachem, Handwerkskammer Hamburg, BFH Bild:  panthermedia.net / Konstantin Chagin

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	Herr Wolff von Rechenberg Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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