Pendlerpauschale: Aufwendungen für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Wolff von Rechenberg
Mit der Pendlerpauschale entlastet die Steuerverwaltung Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf dem Weg zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsplatz, formal als erste Tätigkeitsstätte bezeichnet. Rechnungswesen-Portal gibt einen Überblick über die geltenden Regeln.

Arbeiten am Wohnort? Diesen Komfort genießen nicht alle Berufstätigen. Viele pendeln zum Arbeitsplatz. Pendlerfahrten von einer Stunde und mehr sind keine Seltenheit. Selbst innerhalb der Heimatstadt kann sich das Pendeln ins Büro in die Länge ziehen. So sind Pendler etwa innerhalb von Berlin durchaus auch eine Stunde oder länger unterwegs. Zum Verlust an Lebenszeit kommt die finanzielle Belastung durch Spritkosten oder ÖPNV-Tickets. Im Unterschied zur verlorenen Lebenszeit lassen sich Fahrtkosten auf dem Weg zum Arbeitsplatz von der Steuer absetzen: über die Entfernungspauschale, im Volksmund auch Pendlerpauschale genannt.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können eine Pauschale steuerlich absetzen, die sich nach der einfachen Entfernung zwischen Wohnadresse und dem Arbeitsplatz, der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte bemisst. Das Finanzamt gewährt die Entfernungspauschale grundsätzlich unabhängig vom Verkehrsmittel. Als Beträge gelten:
  • 0,30 Euro pro Kilometer bis zum 20. Entfernungskilometer
  • 0,35 Euro pro Kilometer ab dem 21. Entfernungskilometer (dieser Betrag steigt zum 1. Januar 2024 auf 0,38 Euro)

Maßgeblich ist immer die kürzeste Straßenverbindung. Das gilt auch dann, wenn diese Verbindung teilweise mautpflichtig ist. Die Mautkosten sind jedoch nicht steuerlich absetzbar im Rahmen der Pendlerpauschale.


Beispiel 1:
Ein Arbeitnehmer pendelt mit dem eigenen Auto an 180 Tagen im Jahr eine Strecke von 50 Kilometern ins Büro. Daraus ergibt sich folgende Rechnung:
  • 180 Tage x 20 km x 0,30 Euro = 1.080 Euro
  • 180 Tage x 30 km x 0,35 Euro = 1.890 Euro
  • 1.080 Euro + 1.890 Euro = 2.970 Euro
Wichtig: Außergewöhnliche Aufwendungen, etwa Unfallkosten, können als außergewöhnliche Aufwendungen (§ 9 Absatz 1 Satz 1 EStG) neben der Entfernungspauschale berücksichtigt werden.

Pendlerpauschale in Bus und Bahn

Die Pendlerpauschale gilt grundsätzlich auch für das Pendeln mit Bus und Bahn. Pendler können wie im Auto einfach die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz in Kilometern zu den oben genannten Beträgen berechnen und in der Einkommensteuererklärung absetzen.
Achtung: Auch für Bahnpendler richtet sich die Pendlerpauschale nach der kürzesten Straßenentfernung.

Übersteigen die Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel den im Kalenderjahr insgesamt als Entfernungspauschale anzusetzenden Betrag, können diese übersteigenden Aufwendungen zusätzlich angesetzt werden (§ 9 Absatz 2 Satz 2 EStG; vgl. auch unter Rz. 20 ff.). Kurz gesagt: Wenn die Kosten für eine Monatskarte den nach der Pendlerpauschale berechneten Wert übersteigen, kann der Pendler den Preis für die Tickets ansetzen.

Beispiel 2:
Ein Arbeitnehmer pendelt an 200 Arbeitstagen mit Bus und Bahn von seinem Wohnort zu seinem Arbeitsplatz (erste Tätigkeitsstätte). Die kürzeste benutzbare Straßenverbindung beträgt 10 km. Die Monatskarte für den Bus kostet 40 € und für die Bahn 60 € (= 100 €). Für das gesamte Kalenderjahr ergibt sich folgende Entfernungspauschale:
  • 200 Tage x 10 km x 0,30 € = 600 Euro

Die für Bus und Bahn im Kalenderjahr angefallenen Fahrtkosten betragen 1.200 Euro (12 x 100 Euro). Da die tatsächlichen Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel die Entfernungspauschale übersteigen, kann der übersteigende Betrag zusätzlich angesetzt werden: insgesamt also 1.200 Euro.

Beispiel 3:
Die Pendlerpauschale lässt auch eine Kombination der Verkehrsmittel zu. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) gibt im BMF-Schreiben vom 18.11.2021 folgendes Beispiel an:

Ein Arbeitnehmer benutzt von Januar bis September 2021 (an 165 Arbeitstagen) für die Wege von seiner Wohnung zur 80 km entfernten ersten Tätigkeitsstätte und zurück den eigenen Kraftwagen. Dann verlegt er seinen Wohnsitz. Von der neuen Wohnung aus gelangt er ab Oktober (an 55 Arbeitstagen) zur nunmehr nur noch 5 km entfernten ersten
Tätigkeitsstätte mit dem Bus. Hierfür entstehen ihm tatsächliche Kosten in Höhe von
  • 3 Monate x 70 Euro = 210 Euro.

Für die Strecken mit dem eigenen Kraftwagen ergibt sich folgende Entfernungspauschale:
  • 165 Arbeitstage x 20 km x 0,30 Euro = 990 Euro
  • zuzüglich 165 Arbeitstage x 60 km x 0,35 Euro = 3.465 Euro
  • in der Summe 4.455 Euro

Für die Strecke mit dem Bus errechnet sich folgende Entfernungspauschale:
  • 55 Arbeitstage x 5 km x 0,30 Euro = 83 Euro.

Die insgesamt im Kalenderjahr anzusetzende Entfernungspauschale beträgt 4.538 € (4.455 € + 83 €), da die tatsächlich angefallenen Aufwendungen für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel (210 €) diese nicht übersteigen.

Pendlerpauschale: Höchstbetrag

Den Höchstbetrag für die Pendlerpauschale hat der Gesetzgeber auf 4.500 Euro im Kalenderjahr gesetzt. Bis zu 4.500 Euro dürfen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer pro Jahr als Entfernungspauschale angeben. Diese Grenze gilt nicht
  • für Pendelfahrten in einem eigenen PKW oder in einem zur Nutzung überlassenen privaten PKW (etwa wenn das Auto auf den Ehepartner zugelassen ist).
  • für Pendelfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wenn die tatsächlichen Fahrtkosten höher gewesen sind (Tickets).

Langsteckenpendler im eigenen PKW müssen jedoch glaubhaft machen, dass sie die Fahrten tatsächlich mit dem eigenen Auto zurückgelegt haben. Als mögliche Belege nennt das Bayerische Landesamt für Steuern:
Geeignete Unterlagen für den Nachweis der Fahrten sind z. B. ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch, Kundendienst- und Reparaturrechnungen, TÜV-Berichte etc., aus denen die Kilometerleistung des benutzten Kraftwagens ersehen werden kann.

Langstreckenpendler mit Bus und Bahn, die mehr als den Höchstbetrag der Pendlerpauschale geltend machen wollen, legen dem Finanzamt die Tickets vor.

Pendlerpauschale und Fahrgemeinschaften

Die Pendlerpauschale gilt grundsätzlich auch für Fahrgemeinschaften. Alle Teilnehmenden können getrennt voneinander jeweils die Pendlerpauschale in Anspruch nehmen. Allerdings gilt für sie der Höchstbetrag. In echten Langstreckenfahrgemeinschaften sollte also jeder Teilnehmer die Tage vermerken, an denen er das eigene Auto verwendet, um die Fahrgemeinschaft zu transportieren. Nur wenn die Pendelkosten für diese Tage höher als 4.500 Euro liegen, kann er die Pendlerpauschale auch über den Höchstbetrag hinaus nutzen.

Pendlerpauschale im Flugzeug

Für Flugreisen gilt keine Pendlerpauschale. Flugreisende müssen also eventuelle Flüge zur ersten Tätigkeitsstätte mit den tatsächlichen Kosten als Werbungskosten ansetzen. Die Pendlerpauschale könnten Reisende allenfalls für Fahrten zwischen Wohnort und Flughafen in Anspruch nahmen.



letzte Änderung W.V.R. am 01.02.2022
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Alessandro Bianco


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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