Elektronische Belege sicher speichern

Wolff von Rechenberg
Belege, die ein Unternehmen elektronisch erhalten hat, muss es dem Finanzamt auch elektronisch vorlegen können. Andernfalls drohen Steuernachforderungen. Elektronische Belege (z.B. pdf-Rechnungen) müssen so gespeichert werden, dass sie auch in zehn Jahren noch gelesen werden können. Unternehmen sollten das nicht auf die lange Bank schieben.

Elektronische Belege: Für das Finanzamt zählt das Original

Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen: Viele Geschäftsvorgänge laufen heute elektronisch ab. Unternehmen müssen diese elektronisch übermittelten Belege auch digital archivieren. Es ist zwar durchaus sinnvoll, die Belege parallel auch auszudrucken und abzuheften. Auf Verlangen muss das Unternehmen aber auch das Original vorlegen können, und das ist immer häufiger digital.


Werden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, verwerfen die Finanzbehörden schnell den betreffenden Jahresabschluss und nehmen Schätzungen vor. Unter Umständen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen. Unternehmen müssen ihre Belege also in Dateiformaten und auf Speichermedien ablegen, die sie auch in zehn Jahren noch lesen können.


Elektronische Belege in bewährten Dateiformaten speichern

Sicher gehen Buchhalter, indem sie verbreitete, bewährte Dateiformate wählen und ihre Daten mehrmals auf getrennten Datenspeichern ablegen, rät der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) in einer Pressemitteilung. So eignen sich unter den Office-Formaten vor allem die verbreiteten Microsoft-Standards .doc oder .xls. In der Regel lassen sich mit jeder MS-Officeversion auch ältere Dokumente öffnen. Zukunftssicherheit verspricht auch das Open Document Format (.odf, .ods). Das Open Document Format legt Inhalte getrennt von den Formatierungen in einer XML-Datei ab. Open Document Dateien lassen sich mit jedem Editor öffnen.

Elektronische Belege, die das Unternehmen selbst erzeugt (Ausgangsrechnungen, Lieferscheine etc.) müssen in einem unveränderbaren Dateiformat gespeichert werden. Der Standard ist hier das Format PDF (Portable Document Format). Das Format feiert 2013 seinen 20. Geburtstag. PDF gilt also schon seit zwei Jahrzehnten als Industriestandard für Daten, die man speichern und weitergeben will.


Elektronische Belege auf Datenträger oder in der Cloud?

Das beste Dateiformat nützt nichts, wenn die Belege komplett verloren gehen. Alle digitalen Belege sollten mehrfach gespeichert werden. Dabei kann es sich um Datenträger handeln. Immer beliebter wird aber auch das Ablegen von Daten in Onlinespeichern. Der BVBC empfiehlt: Alle Belege sollten in mindestens zwei Kopien vorhanden sein. Gründlich überlegt will die Speicherung auf Onlinespeichern sein, in der sogenannten "Cloud".

Wer wichtige Dateien online speichert, sollte sich vergewissern, wie sein Anbieter sich gegen Abstürze und Datenverluste absichert. Ein kritischer Blick sollte zudem den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten. Nicht jeder Anbieter kann absolute Vertraulichkeit zusichern. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sollten sich für einfache Lösungen entscheiden.

Elektronische Ablage sollte Chefsache sein

"Unternehmen sollten ihre Daten auf zwei verschiedenen Datenträgermedien sichern, jeweils einmal kopieren und an verschiedenen Orten aufbewahren", rät Bilanzbuchhalter Thomas Jung, Vorsitzender des BVBC Landesverbandes Nordrhein. Dabei sollten steuerrelevante Dateien von anderen Unterlagen getrennt aufbewahrt werden. So ist sicher, dass das Finanzamt auch nur die Unterlagen erhält, die es tatsächlich braucht. Die elektronische Ablage sollte in jedem Unternehmen Chefsache sein und umgehend in Angriff genommen werden.




Quelle: BVBC
letzte Änderung W.V.R. am 29.07.2024
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Roman Ivashchenko


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
Werden Sie jetzt monatlich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und aktuelle Urteile informiert! zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>
Anzeige
Premium-Mitgliedschaft

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Mitgliedschaft für nur 39,- EUR einmalig bei unbegrenzter Laufzeit! Kein Abonnement! Weitere Informationen >>
 

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>
 

Jobletter und Newsletter!

Mit dem monatlich erscheinenden Newsletter werden Sie über neue Fachbeiträge, News und Excel-Tools informiert! zur Anmeldung >>

Der 14-tägige Jobletter informiert Sie automatisch über neue Stellenangebote und Arbeitsmarkt-News! zur Anmeldung >>
 

Fachbeitrag veröffentlichen?

Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.
Anzeige
kennzahlen-guide_titel_250px.jpg
Kennzahlen-Guide für Controller - Über 200 Kennzahlen mit Erläuterung und Beispielrechnung aus den Bereichen Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.

Preis: E-Book 12,90 EUR mehr >>

Facebook_Logo_Primary.png
Bleiben Sie auf dem Laufenden und informieren sich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und Jobangebote auf unserer Facebook-Seite >>

Stellenanzeigen

Controllerin / Controller (m/w/d) Schwerpunkt Projekt und Vertrieb
Ob beim Bahnfahren, Parken, Tanken bzw. Laden oder bei der Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs – mit großer Wahrscheinlichkeit hast du dabei schon unsere Technik genutzt. Seit über 150 Jahren entwickeln wir innovative und nachhaltige Systeme für eine Mobilitätsinfrastruktur, die weltweit Mensche... Mehr Infos >>

Bilanzbuchhalter (m/w/d)
Flossbach von Storch zählt heute zu den größten unabhängigen Vermögensverwaltern in Europa. Mit mehr als 400 Mitarbeitenden betreuen wir rund 70 Mrd. Euro für private und institutionelle Kunden. Seit der Gründung im Jahr 1998 stehen wir für erstklassiges Investmentmanagement mit einem fundamental... Mehr Infos >>

Sachbearbeiter Finanz- und Rechnungswesen / Bilanzbuchhalter (m/w/d)
Seit fünf Jahrzehnten stehen wir als Familienunternehmen METZ CONNECT für Präzision, Zuverlässigkeit und Erfindergeist im Bereich der elektrischen Verbindungstechnik. Mit rund 850 Mitarbeitenden an Standorten in Europa, Asien und Nordamerika entwickeln, produzieren und vertreiben wir Systeme für ... Mehr Infos >>

Stellvertretende Abteilungsleitung (m/w/d) Finanz- und Rechnungswesen / Bilanzbuchhaltung
Menschen machen den Unterschied. Seit der Gründung im Jahr 1919 hat sich unser Familienunternehmen zu einem führenden Anbieter in den Bereichen Feuerverzinkung, Beschichtung, Rietbergbehälter und Gitterroste entwickelt. Heute arbeiten mehr als 1.750 Mitarbeitende an 20 Standorten in Deutschland, ... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d)
BUTZBACH – THE DOOR COMPANY. Wir bauen Tore. Große Tore. Kleine Tore. Schnelle Tore. Spezielle Tore. Aber vor allem bauen wir langlebige und qualitativ hochwertige Tore. Unser Versprechen an unsere Kunden ist, dass wir für ihre Probleme eine individuelle Lösung finden. Und dass sie diese Lösung j... Mehr Infos >>

Referent*in Finanzabteilung
An der Hochschule Emden/Leer, die sich als innovative, richtungsweisende Zukunfts­hochschule versteht, ist in der Finanz­abteilung (FA) am Campus Emden zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle mit der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer Vollbeschäftigung – zunächst befristet... Mehr Infos >>

Immobilienkauffrau/ - kaufmann (m/w/d) in Voll-/ Teilzeit
Wir, die Eisenbahner-Baugenossenschaft München-Hauptbahnhof eG, wurden 1908 gegründet. Heute bewirtschaften wir über 2.566 Wohneinheiten, 43 Gewerbeeinheiten sowie über 1.000 Garagen und Stellplätze. Wir sind stolz auf unsere lange Tradition als erfolgreiche Genossenschaft und realisieren heute a... Mehr Infos >>

Immobilienkauffrau/ - kaufmann (m/w/d) für Nebenkostenabrechnungen & Vertragsmanagement
Wir, die Eisenbahner-Baugenossenschaft München-Hauptbahnhof eG, wurden 1908 gegründet. Heute bewirtschaften wir über 2.566 Wohneinheiten, 43 Gewerbeeinheiten sowie über 1.000 Garagen und Stellplätze. Wir sind stolz auf unsere lange Tradition als erfolgreiche Genossenschaft und realisieren heute a... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-10.jpg          
Neues Seminar: Rechnungsprüfung, Buchung & Reports mit KI
Automatisierte Workflows für die Buchhaltung selbst erstellen: Einlesen/Prüfen von Rechnungen, Buchungsvorschläge oder aktuelle Rechts-Updates – Erfahre, wie du Datenquellen wie E-Mails, Programmierschnittstellen und Texterkennungs-Dienste verknüpfst, KI-gestützte Validierungen einbaust und revisionssicher dokumentierst.  Mehr Infos >>

JOB- Letter

 jobletter.jpg
Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News.

Kostenverfolgung Bauprojekte

Kostenverfolgung-Bauprojekte.jpg
Mit diesem einfachen Excel-Tool lässt sich die Kostenverfolgung für Bauprojekte leicht gestalten. Sie pflegen separate Listen für das Budget, Hauptaufträge, Nachträge, erwartete Kosten und Rechnungen und bekommen diese Kosten in einer Übersicht auf einem separaten Blatt nach Vergabeeinheiten und Kostengruppen zusammengefasst.

Jetzt hier für 20,- EUR downloaden >>

Software-Tipps

Diamant.PNG
Diamant/4 ist mehr als nur eine Standardsoftware, die Ihre Anforderungen des betrieblichen Rechnungswesens erfüllt. Sie vereinfacht Ihren Buchhaltungsalltag – auch bei mehreren Mandanten. Denn die Software reduziert zahlreiche Routinen und macht dezentrales Arbeiten einfach. Mehr Informationen >>

ed_Logo_300DPI.jpg
Die Lohn- und Gehaltssoftware für Steuerberater und Buchhaltungsbüros mit dem Hintergrund von 50 Jahren Erfahrung: Unsere sichere Cloud-Lösung verbindet die Vorteile einer Rechenzentrumslösung mit dem Komfort einer Vor-Ort-Lösung. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Kreditrechner - 50 Darlehen in Excel verwalten

Kreditrechner_Excel.jpg
Mit diesem Kreditrechner für Excel hast du deine gesamte Schuldenlage im Griff – einfach, übersichtlich und effektiv. Spare bares Geld durch bessere Planung. Dieser Planer wurde speziell dafür entwickelt, auch bei komplexen Kreditstrukturen Übersicht und Kontrolle zu behalten. Bis zu 50 Kredite gleichzeitig verwalten und Laufzeiten bis zu 50 Jahre abbilden

Jetzt hier für 17,90 EUR downloaden!
kennzahlen-guide_titel_250px.jpg
Kennzahlen-Guide für Controller - Über 200 Kennzahlen mit Erläuterung und Beispielrechnung aus den Bereichen Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.

Preis: E-Book 12,90 EUR mehr >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung

Erfolgreich mit Fernstudium

Fernkurse.jpgEin modernes Fernstudium bietet viele Vorteile. Sie selbst bestimmen, wann und wo Sie lernen - umfassend betreut von einem Team kompetenter Fernlehrer. Wir stellen Ihnen einige interessante Fernkurse bzw. Studiengänge zum Bilanzbuchhalter detailliert vor >>

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>