Elektronische Belege sicher speichern

Wolff von Rechenberg
Belege, die ein Unternehmen elektronisch erhalten hat, muss es dem Finanzamt auch elektronisch vorlegen können. Andernfalls drohen Steuernachforderungen. Elektronische Belege (z.B. pdf-Rechnungen) müssen so gespeichert werden, dass sie auch in zehn Jahren noch gelesen werden können. Unternehmen sollten das nicht auf die lange Bank schieben.

Elektronische Belege: Für das Finanzamt zählt das Original

Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen: Viele Geschäftsvorgänge laufen heute elektronisch ab. Unternehmen müssen diese elektronisch übermittelten Belege auch digital archivieren. Es ist zwar durchaus sinnvoll, die Belege parallel auch auszudrucken und abzuheften. Auf Verlangen muss das Unternehmen aber auch das Original vorlegen können, und das ist immer häufiger digital.


Werden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, verwerfen die Finanzbehörden schnell den betreffenden Jahresabschluss und nehmen Schätzungen vor. Unter Umständen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen. Unternehmen müssen ihre Belege also in Dateiformaten und auf Speichermedien ablegen, die sie auch in zehn Jahren noch lesen können.


Elektronische Belege in bewährten Dateiformaten speichern

Sicher gehen Buchhalter, indem sie verbreitete, bewährte Dateiformate wählen und ihre Daten mehrmals auf getrennten Datenspeichern ablegen, rät der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) in einer Pressemitteilung. So eignen sich unter den Office-Formaten vor allem die verbreiteten Microsoft-Standards .doc oder .xls. In der Regel lassen sich mit jeder MS-Officeversion auch ältere Dokumente öffnen. Zukunftssicherheit verspricht auch das Open Document Format (.odf, .ods). Das Open Document Format legt Inhalte getrennt von den Formatierungen in einer XML-Datei ab. Open Document Dateien lassen sich mit jedem Editor öffnen.

Elektronische Belege, die das Unternehmen selbst erzeugt (Ausgangsrechnungen, Lieferscheine etc.) müssen in einem unveränderbaren Dateiformat gespeichert werden. Der Standard ist hier das Format PDF (Portable Document Format). Das Format feiert 2013 seinen 20. Geburtstag. PDF gilt also schon seit zwei Jahrzehnten als Industriestandard für Daten, die man speichern und weitergeben will.


Elektronische Belege auf Datenträger oder in der Cloud?

Das beste Dateiformat nützt nichts, wenn die Belege komplett verloren gehen. Alle digitalen Belege sollten mehrfach gespeichert werden. Dabei kann es sich um Datenträger handeln. Immer beliebter wird aber auch das Ablegen von Daten in Onlinespeichern. Der BVBC empfiehlt: Alle Belege sollten in mindestens zwei Kopien vorhanden sein. Gründlich überlegt will die Speicherung auf Onlinespeichern sein, in der sogenannten "Cloud".

Wer wichtige Dateien online speichert, sollte sich vergewissern, wie sein Anbieter sich gegen Abstürze und Datenverluste absichert. Ein kritischer Blick sollte zudem den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten. Nicht jeder Anbieter kann absolute Vertraulichkeit zusichern. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sollten sich für einfache Lösungen entscheiden.

Elektronische Ablage sollte Chefsache sein

"Unternehmen sollten ihre Daten auf zwei verschiedenen Datenträgermedien sichern, jeweils einmal kopieren und an verschiedenen Orten aufbewahren", rät Bilanzbuchhalter Thomas Jung, Vorsitzender des BVBC Landesverbandes Nordrhein. Dabei sollten steuerrelevante Dateien von anderen Unterlagen getrennt aufbewahrt werden. So ist sicher, dass das Finanzamt auch nur die Unterlagen erhält, die es tatsächlich braucht. Die elektronische Ablage sollte in jedem Unternehmen Chefsache sein und umgehend in Angriff genommen werden.




Quelle: BVBC
letzte Änderung W.V.R. am 29.03.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  Bildagentur PantherMedia / Roman Ivashchenko


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten und Urteile aus dem Rechnungswesen und Steuern. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Rechnungswesen- Newsletter

Buchführung, Bilanzierung und Rechnungswesen bilden den Schwerpunkt der News und Fachbeiträge im Newsletter. Daneben werden ERP- bzw. Buchführungssoftware, Rechnungswesen- Seminare und Tagungen für Buchhalter bzw. Bilanzbuchhalter, Stellenangebote und Literaturtipps vorgestellt.
Werden Sie jetzt monatlich über neue Fachbeiträge, Excel-Tools und aktuelle Urteile informiert! zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 2.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.

Riesen- Ressource

Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Buchhalter, u.a. auch Kurse zum Bilanzbuchhalter zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Rechnungswesen-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Premium-Mitgliedschaft

Erhalten Sie als StudentIn oder Auszubildene(r) Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de zum Vorzugspreis von 39,- EUR für 2 Jahre. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge, ausgewählte sonst kostenpflichtige Excel-Vorlagen. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.

Weitere Informationen zum Ausbildungspaket >>
Anzeige
Excel-Vorlagen für Controlling und Rechnungswesen

Stellenanzeigen

Mitarbeiter (m/w/d) für die Finanzbuchhaltung
Die DEAG Deutsche Entertainment Aktiengesellschaft (DEAG), ein führender Entertainment-Dienstleister und Anbieter von Live Entertainment, produziert und promotet Live-Events aller Genres und Größenordnungen in Europa. Mit ihren Konzerngesellschaften ist die DEAG an 22 Standorten in ihren ... Mehr Infos >>

Finanzbuchhalter (m/w/d)
Wir arbeiten mit Holz, wir lieben natürliche Bau­stoffe und Architektur und hand­festes Miteinander. Wir sind ein Unter­nehmen, das sich gemeinsam der Qualität, dem Sinn und der Verantwortung ver­schrieben hat, der Qualität und Sinn­haftig­keit unserer hoch­wertigen Produkte und der Verantwortung... Mehr Infos >>

Mitarbeiter Buchhaltung / Rechnungswesen (m/w/d)
Du arbeitest gern mit Zahlen und Rechnungen und suchst einen sicheren Job in einer zukunfts­orientierten Branche? Du liebst es, mit Zahlen zu jonglieren und möchtest in einem Team arbeiten, das Abwechslung und kreatives Denken schätzt? Dann haben wir die perfekte Position für Dich! Werde Teil uns... Mehr Infos >>

Junior-Buchhalter (m/w/d) in der Immobilienwirtschaft
Die Optima-Aegidius-Firmengruppe ist ein Familienunternehmen, das seit über 50 Jahren rund 200.000 qm Immobilien im Wert von 2 Mrd. € im Eigen- und Fremdbestand in München, Berlin, New York, Kitzbühel und Cádiz verwaltet. Wir entwickeln Büro- und Wohnprojekte im In- und Ausland und stehen für ein... Mehr Infos >>

Sachbearbeiter Abrechnung m/w/d
Prozesse, Visionen, Daten – als zuverlässiger Partner für Prozess- und Datenmanagement in der Energiewirtschaft kümmern wir uns bundesweit um die Prozesse unserer Auftraggeber. Über 450 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unseren Standorten Freiburg und Schwerin sorgen dafür, dass die ... Mehr Infos >>

(Senior) Accountant (m/w/d)
CHRONEXT ist die erste E-Commerce-Adresse für Luxusuhren. Unsere Mission ist es Transparenz, Vertrauen und Freude für alle Uhrenliebhaber:innen zu schaffen! Daher bieten wir ausschließlich Uhren an, die vorab in unserer Meisterwerkstatt durch erfahrene Uhrmacher:innen auf Qualität und Echtheit ge... Mehr Infos >>

Tax & Accounting Specialist (m/w/d)
Vielfalt gestalten. Wissen nutzen. Verantwortung tragen. Sicherheit geben. LEAVE YOUR MARK! Auch nach über 190 Jahren entwickeln wir unsere Inspektions-, Klassifikations- und Zertifizierungslösungen permanent weiter. Mit großem Erfolg: Heute vertrauen mehr als 400.000 Unternehmen weltweit darauf,... Mehr Infos >>

Leiter/ -in Buchhaltung, Head of Accounting (m/w/d)
Die DEAG Deutsche Entertainment Aktiengesellschaft (DEAG), ein führender Entertainment-Dienstleister und Anbieter von Live Entertainment, produziert und promotet Live-Events aller Genres und Größenordnungen in Europa. Mit ihren Konzerngesellschaften ist die DEAG an 22 Standorten in ihren ... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Veranstaltungs-Tipp

290-10.jpg     
ChatGPT im Steuer- und Rechnungswesen sinnvoll nutzen
ChatGPT & Co. bieten revolutionäre Einsatzmöglichkeiten im Bereich Finance. Das Potenzial der Datenanalyse und Texterstellung mit KI ist enorm und bietet viele Möglichkeiten zur Automatisierung und Effizienzsteigerung. Lernen Sie im Online-Seminar, wie Sie den Zeitaufwand für Routineaufgaben massiv reduzieren können.  Mehr Infos >>

JOB- TIPP

Stellenmarkt.jpg
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Rechnungswesen- Experten finden Sie in der Rechnungswesen-Portal Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
Tipp-Anzeige ab 100,- EUR buchen. Weitere Infos hier >>

Software-Tipps

Fibunet_logo_komplett_RGB.jpg
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Mehr Informationen >>

Logo-hmd.png
Vom Kassenbuch bis zum Bilanzbericht und Controlling: in hmd.rewe steckt alles drin, was Sie für Ihren Kanzlei- oder Unternehmensalltag benötigen. Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, Bilanzbericht, Wirtschaftsberatung, E-Bilanz und vieles mehr erhalten Sie von uns in einer komplett durchgängigen und logisch ineinander verzahnten Software zum Rechnungswesen. Mehr Informationen >>

Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Excel Mauspad
50 deutsche Excel-Shortcuts

  • über 50 Excel-Shortcuts für das Büro
  • Keine Suche mehr über das Internet und damit Zeitersparnis
  • Gadget für das Büro
  • Keine Zettelwirtschaft mehr auf dem Schreibtisch
  • Schnelle Antwort auf einen Shortcut wenn Kollegen Sie fragen
  • Preis: 17,95 EUR inkl. MWSt.
Jetzt hier bestellen >>

Buch-Tipp

Dashboards mit Excel im Controlling

dashboards_cover.jpgTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.
Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 12,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR,  Mehr Infos >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen und einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Rückstellungsrechner XL:
Die optimale Unterstützung bei Ihren Jahresabschlussarbeiten
Button__subThema.PNG RS Einkaufs-Verwaltung:
Erstellung und Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen
Button__subThema.PNG RS Kosten-Leistungs-Rechnung:

Erstellen Sie eine umfassende Kosten-Leistungsrechnung

Erfolgreich mit Fernstudium

Fernkurse.jpgEin modernes Fernstudium bietet viele Vorteile. Sie selbst bestimmen, wann und wo Sie lernen - umfassend betreut von einem Team kompetenter Fernlehrer. Wir stellen Ihnen einige interessante Fernkurse bzw. Studiengänge zum Bilanzbuchhalter detailliert vor >>

Excel-Tool-Beratung und Erstellung

Kein passendes Excel-Tool dabei?

Balken.jpgGern erstellen wir Ihnen Ihr Excel- Tool nach Ihren Wünschen und Vorgaben. Bitte lassen Sie sich ein Angebot von uns erstellen.