Elektronische Belege sicher speichern

Belege, die ein Unternehmen elektronisch erhalten hat, muss es dem Finanzamt auch elektronisch vorlegen können. Andernfalls drohen Steuernachforderungen. Elektronische Belege (z.B. pdf-Rechnungen) müssen so gespeichert werden, dass sie auch in zehn Jahren noch gelesen werden können. Unternehmen sollten das nicht auf die lange Bank schieben.

Elektronische Belege: Für das Finanzamt zählt das Original

Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen: Viele Geschäftsvorgänge laufen heute elektronisch ab. Unternehmen müssen diese elektronisch übermittelten Belege auch digital archivieren. Es ist zwar durchaus sinnvoll, die Belege parallel auch auszudrucken und abzuheften. Auf Verlangen muss das Unternehmen aber auch das Original vorlegen können, und das ist immer häufiger digital.  

Werden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, verwerfen die Finanzbehörden schnell den betreffenden Jahresabschluss und nehmen Schätzungen vor. Unter Umständen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen. Unternehmen müssen ihre Belege also in Dateiformaten und auf Speichermedien ablegen, die sie auch in zehn Jahren noch lesen können. 

Elektronische Belege in bewährten Dateiformaten speichern

Sicher gehen Buchhalter, indem sie verbreitete, bewährte Dateiformate wählen und ihre Daten mehrmals auf getrennten Datenspeichern ablegen, rät der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) in einer Pressemitteilung. So eignen sich unter den Office-Formaten vor allem die verbreiteten Microsoft-Standards .doc oder .xls. In der Regel lassen sich mit jeder MS-Officeversion auch ältere Dokumente öffnen. Zukunftssicherheit verspricht auch das Open Document Format (.odf, .ods). Das Open Document Format legt Inhalte getrennt von den Formatierungen in einer XML-Datei ab. Open Document Dateien lassen sich mit jedem Editor öffnen.  

Elektronische Belege, die das Unternehmen selbst erzeugt (Ausgangsrechnungen, Lieferscheine etc.) müssen in einem unveränderbaren Dateiformat gespeichert werden. Der Standard ist hier das Format PDF (Portable Document Format). Das Format feiert 2013 seinen 20. Geburtstag. PDF gilt also schon seit zwei Jahrzehnten als Industriestandard für Daten, die man speichern und weitergeben will.

Elektronische Belege auf Datenträger oder in der Cloud?

Das beste Dateiformat nützt nichts, wenn die Belege komplett verloren gehen. Alle digitalen Belege sollten mehrfach gespeichert werden. Dabei kann es sich um Datenträger handeln. Immer beliebter wird aber auch das Ablegen von Daten in Onlinespeichern. Der BVBC empfiehlt: Alle Belege sollten in mindestens zwei Kopien vorhanden sein. Gründlich überlegt will die Speicherung auf Onlinespeichern sein, in der sogenannten "Cloud".

Wer wichtige Dateien online speichert, sollte sich vergewissern, wie sein Anbieter sich gegen Abstürze und Datenverluste absichert. Ein kritischer Blick sollte zudem den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten. Nicht jeder Anbieter kann absolute Vertraulichkeit zusichern. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sollten sich für einfache Lösungen entscheiden.

Elektronische Ablage sollte Chefsache sein

"Unternehmen sollten ihre Daten auf zwei verschiedenen Datenträgermedien sichern, jeweils einmal kopieren und an verschiedenen Orten aufbewahren", rät Bilanzbuchhalter Thomas Jung, Vorsitzender des BVBC Landesverbandes Nordrhein. Dabei sollten steuerrelevante Dateien von anderen Unterlagen getrennt aufbewahrt werden. So ist sicher, dass das Finanzamt auch nur die Unterlagen erhält, die es tatsächlich braucht. Die elektronische Ablage sollte in jedem Unternehmen Chefsache sein und umgehend in Angriff genommen werden.  


letzte Änderung W.V.R. am 20.08.2018
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  BVBC
Bild:  PantherMedia / Werner Heiber

Drucken RSS

Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
Homepage | Club-Profil | weitere Fachbeiträge | Forenbeiträge | Blog | Fotogalerie | Google
Weitere Fachbeiträge zum Thema

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Anzeige

Themenspecials

Für die gefragtesten Themen hat die Rechnungswesen-Portal.de-Redaktion jetzt Themenspecials erstellt, die jeweils die wichtigsten Beiträge zum TOP-Thema auflisten:
Anzeige

Fachbegriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>

Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Community

Community_Home.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhalter und und diskutieren ihre Fragen zu Rechnungswesen-Themen.
Anzeige

Neu - Controlling-Journal!

CJ_Muster_titel-190px.jpg
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.

Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige

Neueste Stellenangebote

Sie möchten über neu eingehende Stellenangebote automatisch informiert werden? Dann können Sie unseren kostenfreien Jobletter abonnieren. Mit diesem erhalten Sie alle 14 Tage die aktuellsten Stellenanzeigen und weitere Arbeitsmarkt-News. Jobletter jetzt abonnieren >>
Anzeige

Wie zufrieden sind Sie mit uns?

rotstift_adpic_190px.jpg 
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 5 kurze Fragen, die in 5 Minuten beantwortet sind!  zur Umfrage >>
Anzeige

Ihr Fachbeitrag

Autorin_pm_Jasper_Grahl.jpgGerne veröffentlichen wir auch ihren Fachbeitrag im Themenbereich Rechnungs- wesen oder betriebliche Steuern. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. Informationen dazu erhalten Sie in der Rubrik "Mitmachen" >>.
Anzeige

TOP ANGEBOTE

Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Planung:
4 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 149,- EUR statt 227,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS Toolpaket - Controlling:
6 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 189,- EUR statt 286,- EUR bei Einzelkauf
Button__subThema.PNG RS FiBu Paket:

8 Excel-Tools zum Paketpreis von nur 39,- EUR statt 49,- EUR bei Einzelkauf
Anzeige
Anzeige

RS-Bilanzanalyse

RS-Bilanzanalyse.jpgBilanzanalyse- Tool (Kennzahlen- Berechnung): Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und G+V. Es werden Berichte generiert, die die Liquiditäts-, Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens im 5 Jahresvergleich darstellen.
Excel- Tool bestellen >>
Anzeige

Debitorenbuchhalter (m/w/d) 

hkl-logo.png
Das Wir ist unsere Stärke. HKL BAUMASCHINEN ist ein familiengeführtes Unternehmen und langjähriger Marktführer in der Vermietung und im Verkauf hochwertiger neuer und gebrauchter Baumaschinen, Baugeräte, Raumsysteme und Fahrzeuge in Deutschland, Österreich und Polen – erstklassiger Service inklusive. Als Mutterschutz-/Elternzeitvertretung suchen wir in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unsere Zentrale in Hamburg-Hummelsbüttel einen Debitorenbuchhalter (m/w/d) befristet. Zum Stellenangebot >>

Anzeige

Softwaretipp: Quick-Lohn

Logo290122.png
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>

Anzeige
Anzeige
Anzeige

Software

DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro
Mehr Infos >>

DATEV Anlagenbuchführung pro
Ermittlung der Abschreibungen und Restwerte auf Basis sämtlicher steuerrechtlicher Abschreibungsmethoden Anlagenbuchführung pro bietet Ihnen eine zuverlässige Lösung für die Verwaltung des Anlagevermögens. Vollständig in den Arbeitsablauf der Finanzbuchführung integriert, werden Doppelerfa... Mehr Infos >>

WISO steuer:Sparbuch
Über die software Das gibt’s nur hier – die steuer:Automatik Mit der neuen steuer:Automatik wird die Steuererklärung zum Kinderspiel und erledigt sich fast wie von selbst. Ein großer Teil der Erklärung wird ganz automatisch für Sie vorausgefüllt. Zum Beispiel mit Daten vom Finanzamt od... Mehr Infos >>

Zum Buchhaltungssoftware-Verzeichnis >>
Anzeige

eBilanz-Online

logo_E-Bilanz-Online_250px.jpg
Übermitteln  Sie E-Bilanzen kostengünstig an die Finanzverwaltung. eBilanz-Online ist die Lösung zur Erfüllung der aktuellen steuerlichen und handelsrechtlichen Vorgaben. Die Anwendung ist einfach, kostengünstig und webbasiert. Testen Sie jetzt kostenlos!
Anzeige

Excel-Tools

Projektcontrolling
Mit dieser Excel Vorlage analysieren Sie das Projekt-Controlling. Sie haben somit die Möglichkeit, die Kosten von Freiberuflern, Unternehmensberatungen, Agenturen, etc. zu überwachen. Mehr Infos >>

Kennzahlen Monatsübersicht
Monatlicher Verlauf Ihrer Kennzahlen anschaulich dargestellt (inkl. VJ, Monate, Plan, Status). Mehr Infos >>

Vorlage Reisekostenabrechnung (Einzelabrechnung)
Mit Hilfe dieser Excel- Vorlage können Sie die Reisekosten für ihre Mitarbeiter verwalten. Die steuerlich zu berücksichtigenden Pauschalbeträge werden entsprechend der eingegebenen Reisedauer automatisch berechnet. Die jeweils gültigen Pauschalsätze können ggf. einfach angepasst werden. Dieses To... Mehr Infos >>

Zum Excel-Vorlagen-Verzeichnis >>
Anzeige

Webtipp

 Forum Lohnabrechnung 
Sie haben eine Frage zum Thema Lohnabrechnung oder wollen über Ihre Erfahrungen zu einer Lohn-Software diskutieren? Das Forum von Lohn1x1.de ist Treffpunkt von Lohnbuchhaltern und bietet Ihnen die Möglichkeit zur Diskussion ihrer Fragen.
Anzeige

Seminar-Tipps

BUNDESVERBAND DER BILANZBUCHHALTER UND CONTROLLER e.V., Update-Seminar: Lohn-, Sozialversicherung und Reisekosten, Stuttgart, 21.09.2019 1 Tag
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Jahres-Tagung 2019/2020: Jahresabschluss, Stuttgart, 10.01.2020 1 Tag
Mehr Infos >>

CA controller akademie®, Rückstellungen, Lindner Park-Hotel Hagenbeck, Hamburg, 20.11.2019 1 Tage
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Aufbauwissen Konzernrechnungslegung nach HGB, Hamburg, 30.01.2020 2 Tage
Mehr Infos >>

Haufe Akademie GmbH & Co. KG, Teams im Rechnungswesen erfolgreich führen, Hamburg, 11.09.2019 2 Tage
Mehr Infos >>

Zur Seminar-Datenbank >>
Anzeige

Software-Tipp

box_Liquiditaetstool_W.pngRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

Software-Tipp

  Reisekostenabrechnung Excel
Reisekostenabrechnung leicht gemacht. Erstellen Sie einfach und übersichtlich Reisekostenabrechnungen von Mitarbeitern mit diesem Excel-Tool. Automatische Berechnungen anhand von Pauschalen, durckfähige Abrechnungen umd einfache Belegverwaltung. Mehr Infos >>
Anzeige

Controller/in (IHK) werden!

Sie möchten ins Controlling einsteigen? Werden Sie mit einem sgd-Fernstudium in 18 Monaten Controller mit IHK-Abschluss. Als Controller/in nehmen Sie aktiv Einfluss auf die Entwicklung eines Unternehmens! Ein Kurs kann daher Sprungbrett für Ihre Karriere sein >>
Anzeige

Bilanzbuchhalter werden !

Bilanzbuchhalter/in IHK ist die beliebteste Aufstiegsfortbildung für kaufmännische Praktiker aus allen Branchen.  Werden Sie mit einem sgd-Fernstudium in 21 Monaten Bilanzbuchhalter mit IHK-Abschluss. Nutzen Sie jetzt Ihre Chance >>
Anzeige

Software-Tipp

Baukostenrechner-150px.jpgDer Excel-Baukostenrechner unterstützt Sie in der Kalkulation der Kosten Ihres Hausbaus mit einer detaillierte Kosten- und Erlösplanung. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Excel-Tool einen Plan / IST-Vergleich sowie verschiedene andere Auswertungen.. Preis 30,- EUR Mehr Infos und Download >>
Anzeige

Fachbeitrag hier verkaufen?

Schreiben_pm_Elena_Elisseeva.jpg 
Sie haben einen Fachbeitrag, Checkliste oder eine Berichtsvorlage für Buchhalter erstellt und möchten diese(n) zum Kauf anbieten? Über unsere Fachportale bieten wir Ihnen diese Möglichkeit.  Mehr Infos hier >>