Fahrtkostenzuschuss - Steuern sparen, Mitarbeiter motivieren

Nicht jeder hat das Glück oder kann es sich leisten, nahe bei seiner Arbeitsstätte zu wohnen. Der Staat entlastet aber diejenigen, die einen längeren Weg zur Arbeit haben, z. B. durch eine steuerliche Vergünstigung des Fahrtkostenzuschusses durch den Arbeitgeber. Damit diese Vergünstigung wirksam wird, sind jedoch einige Bedingungen zu beachten. Außerdem ist zwischen den genutzten Verkehrsmitteln zu unterscheiden.

Hintergrund zum Fahrtkostenzuschuss

Der Fahrtkostenzuschuss für die einfache Strecke von der Wohnung bis zur Arbeitsstätte ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, er ist also keineswegs dazu verpflichtet. Der Zuschuss wird in der Regel zusammen mit dem Lohn ausgezahlt oder in Form einer Sachleistung (z. B. Fahrkarten) gewährt. An die Stelle der Strecke Wohnung–Arbeitsstätte kann die Strecke von der Wohnung zu einem anderen aus beruflichen Gründen regelmäßig aufgesuchten Ort oder weiträumigen Arbeitsgebiet, z. B. bei einer Vertretertätigkeit, treten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG –Einkommensteuergesetz).

Abzugrenzen ist der Fahrkostenzuschuss von der Entfernungspauschale, meist "Pendlerpauschale" genannt. Dabei gewährt der Staat dem Arbeitnehmer, Aufwendungen für die Fahrten zur Arbeit bis zu einer Höhe von 4.500 € vom zu versteuernden Einkommen abzuziehen, bei Autos bis zu einem höheren Betrag (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Während der Arbeitnehmer also beim Fahrtkostenzuschuss monatlich eine finanzielle Unterstützung vom Arbeitgeber erhält, muss er bei der Pendlerpauschale die Aufwendungen für die Fahrten zunächst selbst aufbringen, bevor er sie in der Jahressteuererklärung als Werbungskosten abziehen kann.

Die Entfernungspauschale beträgt grundsätzlich 0,30 € pro Kilometer für die einfache Wegstrecke (also nur für die Hinfahrten, die Kosten für die Rückfahrten muss der Arbeitnehmer selbst aufbringen). Für die Jahre 2022 bis 2026 gewährt die Regierung wegen der gestiegenen Energiekosten ab dem 21. Kilometer eine Pauschale von 0,38 € (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 Satz 8 EStG).

Gesetzliche Grundlage und Versteuerung

Für den Fahrtkostenzuschuss müssen grundsätzlich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden. Allerdings kann er nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG pauschal mit 15 % versteuert werden; gegebenenfalls kommen noch Kirchensteuer und bei hohen Einkommen Solidaritätszuschlag hinzu.

Diese Steuer übernimmt allein der Arbeitgeber und es fallen bei dieser Versteuerungsform auch keine Sozialversicherungsbeiträge an (§ 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV – Sozialversicherungsentgeltverordnung). Die pauschale Versteuerung ist jedoch an die folgenden Bedingungen geknüpft (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG):

• Die Lohnzuschüsse werden vom Arbeitgeber zusätzlich zum vereinbarten Lohn gewährt, sind also keine Lohnumwandlungen.
• Die Zuschüsse sind nicht höher als die Fahrtkosten, die potenziell als Werbungskosten geltend gemacht werden können (also derzeit 4.500 € pro Jahr).
  
• Der Fahrtkostenzuschuss wird nicht als Pendlerpauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG geltend gemacht. Wenn der Zuschuss jedoch niedriger ausfällt als die Pendlerpauschale, die dem Arbeitnehmer ohne Zuschuss zustehen würde, dann kann für den Restbetrag (potenzielle Pendlerpauschale minus Fahrtkostenzuschuss) die Pendlerpauschale in der Steuererklärung angesetzt werden.
  

Die Regelung gilt für alle Verkehrsmittel. Fahrtkostenzuschüsse zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind seit 2019 sogar von der Lohnsteuer befreit (§ 3 Nr. 15 EStG). Das gilt im öffentlichen Personenfernverkehr für alle Verkehrsmittel, die im Linienverkehr zwischen der Wohnung und der Tätigkeitsstätte eingesetzt sind, außer Flugzeuge (ebd.). Taxis und für bestimmte Anlässe gecharterte Busse und Bahnen gehören ebenfalls nicht dazu (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15.08.2019).

Für den Personennahverkehr ist die Steuerbefreiung sogar noch günstiger. Denn hier ist die Steuerbefreiung nicht auf Fahrten zur Arbeitsstätte beschränkt. Ein Monatsticket im ÖPNV kann also vom Arbeitnehmer auch für private Fahrten genutzt werden, ohne dass dies die Steuerfreiheit gefährdet (BMF-Schreiben vom 15.08.2019).

Aber auch für die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 15 EStG gilt, dass nur zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers, nicht Lohnumwandlungen, begünstigt sind. Als Zuschüsse können auch Sachleistungen, etwa in Form eines Jobtickets, gewährt werden.

Die steuerbefreiten Fahrtkostenzuschüsse mindern den Betrag, der als Pendlerpauschale von der Steuer abgesetzt werden kann. Es gibt seit 2019 jedoch auch eine Alternative, bei der der Arbeitnehmer die Pendlerpauschale in voller Höhe geltend machen kann: Nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG kann der Arbeitgeber auf die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 15 EStG verzichten und den Fahrtkostenzuschuss mit 25 % pauschal versteuern – Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an. Diese Steuerpauschalierung kann auch dann in Anspruch genommen werden, wenn ein Teil des Gehalts in einen Fahrtkostenzuschuss umgewandelt wurde. In diesem Fall kann auch der Steuerfreibetrag für Sachbezüge des Arbeitnehmers in Höhe von 50 € im Monat (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) angesetzt werden.

Vor– und Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Für den Arbeitnehmer ist beim Fahrtkostenzuschuss von Vorteil, dass er einen Großteil seiner Aufwendungen für Fahrten zur Arbeit schon nach einem Monat ersetzt bekommt, nicht erst bei der Steuerrückerstattung nach teilweise mehr als einem Jahr. Bei den Zuschüssen zu nicht öffentlichen Verkehrsmitteln muss er die konkrete Verwendung des Zusatzbetrags nicht nachweisen, nicht einmal, wenn die Aufwendungen fürs Auto den Betrag von 4.500 € pro Jahr übersteigen (BMF-Schreiben vom 18.11.2021, Randziffer 11).

Wenn der Arbeitnehmer anstelle des Fahrtkostenzuschusses eine Gehaltserhöhung gleichen Betrags erhalten würde, müsste dieser Betrag voll versteuert werden und es würden auch Sozialversicherungsbeiträge fällig. Zudem übernimmt der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer allein, sodass vom Zuschuss mehr Geld beim Arbeitnehmer ankommt (mehr Netto vom Brutto) als vom höheren Lohn. Bei Gehaltsverhandlungen ist es ratsam, die Fahrtkostenpauschale als Verhandlungsmasse einzubringen, vor allem, wenn man einen längeren Anfahrtsweg hat.

Auch wenn der Arbeitgeber beim Fahrtkostenzuschuss nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG die 15 % pauschale Lohnsteuer allein aufbringen muss, kommt ihn das günstiger als ein höheres Gehalt, für das er mehr Steuern und zusätzlich noch Sozialversicherungsbeiträge leisten müsste. Der Zuschuss zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist sogar steuer– und abgabenfrei. Der Fahrtkostenzuschuss ist daher eine verhältnismäßig günstige Möglichkeit, Mitarbeiter zu binden und zu motivieren. Damit kann sich ein Arbeitgeber in Zeiten des Fachkräftemangels einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.

Der einzige Nachteil für Arbeitnehmer ist, dass sie den Betrag in Höhe des Zuschusses nicht als Pendlerpauschale von der Einkommensteuer absetzen können. Aber wie im vorigen Absatz beschrieben, kann ein großzügiger Arbeitgeber zumindest im Hinblick auf öffentliche Verkehrsmittel den Zuschuss mit pauschal 25 % versteuern und seinem Mitarbeiter ermöglichen, die Pendlerpauschale in Anspruch zu nehmen.

Berechnungsbeispiele

Die grundlegende Formel zur Berechnung des Fahrtkostenzuschusses lautet entsprechend der Formel der Pendlerpauschale:

Arbeitstage	×	einfache Fahrstrecke in km × Kilometerpauschalbetrag (0,30 € oder 0,38 €)
Monat

Beispiel 1:

Gernot H. aus Cottbus fährt mit seinem Privatwagen 21 Tage pro Monat zur 19 Kilometer entfernten Arbeitsstätte. H. ist Mitglied der evangelischen Kirche. Der Fahrtkostenzuschuss ist so zu berechnen:

21 × 19 × 0,30 = 119,70 €

Für den Arbeitgeber werden auf diesen Betrag pauschal 15 % Lohnsteuer fällig: 119,70 × 0,15 = 17,96 €. Da H. Kirchenmitglied ist, wird aus der Lohnsteuer die Kirchensteuer berechnet. Im Land Brandenburg beträgt der Kirchensteuerhebesatz 9 % (wie sonst auch in Deutschland, außer in Bayern und Baden–Württemberg, wo er 8 % beträgt):

17,96 × 0,09 = 1,62 €.

Wenn H.s Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss in dieser Höhe gewährt, hat er 17,96 + 1,62 = 19,58 € an Steuern ans Finanzamt zu zahlen. Ist der Zuschuss höher, muss der über 119,70 € hinausgehende Betrag regulär versteuert werden.

Beispiel 2:

Dörte K.– D. kann zeitweilig im Homeoffice arbeiten und pendelt an neun Tagen im Monat zu ihrer 70 Kilometer entfernten Arbeitsstätte. K.– D. ist kein Kirchenmitglied und verdient auch nicht so viel, dass sie Solidaritätszuschlag zahlen müsste. Weil der Kilometerpauschalbetrag ab dem 21. Kilometer bei 0,38 € liegt, ändert sich die Berechnungsformel ein wenig:

((20 km × 0,30 €) + (50 km × 0,38 €)) × 9 Tage = (6 + 19) × 9 = 225 €

Zu diesem Zuschuss kommen für den Arbeitgeber noch 15 %, also 33,75 €, an Lohnsteuer hinzu.

Sonderfälle

Neben den Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte kann der Arbeitgeber auch für weitere Fahrten Zuschüsse auszahlen. Steuerfreie Zuschüsse können gewährt werden für:

• Fahrten von Auszubildenden zur Berufsschule
• Hin– und Rückfahrt zwischen der Wohnung und einer auswärtiger Tätigkeitsstätte einschließlich Zwischenheimfahrten
  
• eine Familienheimfahrt pro Woche von Arbeitnehmern, die berufsbedingt einen doppelten Haushalt führen
• Fahrten zur Teilnahme an Betriebsversammlungen
  

Auch für Minijobber ist der Fahrtkostenzuschuss attraktiv. Da der Lohn bei dieser Art des Beschäftigungsverhältnisses auf 520 € pro Monat gedeckelt ist, kann der Arbeitgeber dem Beschäftigten über den Zuschuss mehr Geld zukommen lassen, ohne auf den Steuer– und Abgabenvorteil zu verzichten.

letzte Änderung S.P. am 01.06.2023 Autor(en):  Stefan Parsch

Autor:in

	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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