Was man über die Lohnsteuerbescheinigung wissen sollte

Stefan Parsch
Um die Lohnsteuer müssen sich Beschäftigte in der Regel nicht kümmern. Denn der Arbeitgeber übernimmt die Berechnung und Entrichtung der Steuer ans Finanzamt. Beschäftigte erhalten meist monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die am Ende eines Jahres oder eines Beschäftigungsverhältnisses in der Lohnsteuerbescheinigung zusammengefasst werden. Diese Bescheinigung gehört zu den Arbeitspapieren und ist ein in mehrfacher Hinsicht wichtiges Dokument. Deshalb ist es sinnvoll zu wissen, was eigentlich auf einer Lohnsteuerbescheinigung steht.

Rechtliche Grundlagen zur Lohnsteuerbescheinigung

Arbeitgeber sind nach § 41b Abs. 1 Satz 1 EStG (Einkommensteuergesetz) zu einem Abschluss des Lohnsteuerabzugs am Ende eines Dienstverhältnisses oder eines Kalenderjahres verpflichtet. Nach § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG müssen sie für jeden Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung an das zuständige Finanzamt übermitteln. § 41b Abs. 1 Satz 3 EStG schreibt vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung „binnen angemessener Frist als Ausdruck auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen“ hat. § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG regelt außerdem in Nr. 1 bis Nr. 15, welche Angaben die Bescheinigung zu enthalten hat (siehe Abschnitt 4).

Einige grundlegende Angaben auf der Bescheinigung sind in § 93c AO (Abgabenordnung) festgeschrieben. Der Paragraf regelt die „Datenübermittlung durch Dritte“, in diesem Fall des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer, denn der eigentliche Steuerpflichtige ist der Arbeitnehmer – er zahlt die Lohnsteuer, auch wenn er sich nicht darum kümmern muss. Tätig werden sollte der Arbeitnehmer jedoch, wenn die Angaben auf der Lohnsteuerbescheinigung nicht korrekt sind (siehe Abschnitt 3). Der übermittelte Datensatz ist amtlich vorgeschrieben und muss im Falle des Jahresabschlusses spätestens bis Ende Februar des Folgejahres beim Finanzamt eingehen (§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO). Einzelheiten zu den Angaben sind in Abschnitt 4 genannt.
Heutzutage geschieht die Lohnabrechnung einschließlich des Lohnsteuerabzugs mit Hilfe von Computern und geeigneter Software. Die Hersteller der Software müssen nach § 87c Abs. 1 AO die „richtige und vollständige Verarbeitung dieser Daten gewährleisten“. Anderenfalls können sie gemäß § 72a Abs. 1 AO für entgangene Steuern haftbar gemacht werden. Dasselbe gilt für Dienstleister, die die Datenübermittlung im Auftrag eines Arbeitgebers übernehmen (§ 87d AO, § 72a Abs. 2 AO).

Funktionen der Lohnsteuerbescheinigung

Die Lohnsteuerbescheinigung informiert den Arbeitnehmer darüber, wieviel er im vorangegangenen Jahr verdient hat und welche Abzüge es gab. Dadurch ist die Bescheinigung eine wichtige Grundlage für die Steuererklärung des Arbeitnehmers, denn sie enthält alle wichtigen Angaben, die mit dem Lohn zusammenhängen.

Weil die Daten der Bescheinigung dem Finanzamt elektronisch vorliegen, ist es seit 2019 nicht mehr notwendig, dass der Arbeitnehmer beim Erstellen der Steuererklärung Daten für die Anlage N (Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit) aus der Lohnsteuerbescheinigung übernimmt; die entsprechenden Zeilen in Anlage N sind mit einem „e“ im Kreis versehen. Eingetragen werden sollen hier nur noch Daten, wenn sie von der Lohnsteuerbescheinigung abweichen (siehe nächsten Abschnitt zur Fehlerkorrektur).

Korrekte Lohnsteuerbescheinigungen sollten Arbeitnehmer mindestens bis zum Empfang des Rentenbescheids aufbewahren. Denn wenn Zweifel an der Korrektheit des Rentenbescheids auftauchen, sind die Lohnsteuerbescheinigungen ein wichtiger Nachweis für die eingezahlten Rentenbeiträge. Doch auch kurzfristiger kann die Bescheinigung zusammen mit dem Steuerbescheid als Nachweis für einen Antrag auf Elterngeld, für einen Kindergartenplatz, für einen BAföG-Antrag des Kindes, für die Pflege von Angehörigen oder sonstige Anträge wichtig sein.

Was ist zu tun bei Fehlern in der Bescheinigung oder bei Verlust?

Aus verschiedensten Gründen können auf der Lohnsteuerbescheinigung Fehler auftauchen. Sie können jedoch in der Regel nicht durch eine geänderte Bescheinigung korrigiert werden. Denn die Lohnsteuerbescheinigung ist steuerrechtlich nicht bindend, sie ist lediglich ein Nachweis für die vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer gezahlte Lohnsteuer (Bundesfinanzhof (BFH), Urteil vom 18.08.2011, Az. VII B 9/11). Fehler beim Lohnsteuerabzug können im Zuge der Lohnsteuerveranlagung (Steuerermittlungs- und -festsetzungsverfahren) des Arbeitnehmers korrigiert werden (BFH, Urteil vom 07.02.2008, Az. VI B 110/07). Eine Erstattung von Lohnsteuer ist nach Ablauf eines Kalenderjahres nur durch den Lohnsteuer-Jahresausgleich möglich (§ 41c Abs. 3 Satz 3 EStG“). Der Arbeitnehmer kann also fehlerhafte Angaben in seiner Steuererklärung berichtigen, muss die Fehler aber auch nachweisen, etwa durch die monatlichen Lohnabrechnungen.

Es gibt nur einen Fall, in dem eine Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung möglich ist: Wenn der Arbeitnehmer Geld vom Firmenkonto auf sein Konto überweist, das ihm vertraglich nicht zusteht, oder wenn er dies veranlasst – wenn er also Betrug begeht. Denn das unbefugt erhaltene Geld ist nach einem Urteil des BFH vom 13.11.2012 (Az. VI R 38/11) kein Arbeitslohn. „In diesem Fall hat der Arbeitgeber die bereits übermittelte oder ausgestellte Lohnsteuerbescheinigung zu berichtigen und sie als geändert gekennzeichnet an die Finanzverwaltung zu übermitteln“ (§ 41c Abs. 3 Satz 5 EStG“).

Die Arbeitgeber haben ihre steuerlich relevanten Dokumente zehn Jahre lang aufzubewahren. Wenn in diesem Zeitraum eine Lohnsteuerbescheinigung verlorengeht, kann der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber bittet, ihm ein Duplikat auszustellen. Sollten durch unglückliche Umstände (z. B. Brand, Wasserschaden) solche Dokumente beim Arbeitgeber nicht mehr vorhanden sein, kann ein Ersatz für die verlorene Bescheinigung auch beim Finanzamt beantragt werden.

Die Angaben im Einzelnen

Linke Seite:

Die Angaben auf der linken Seite der Lohnsteuerbescheinigung sind teilweise durch § 93c AO vorgegeben:
  • Name, Anschrift und Kontaktdaten des Arbeitgebers sowie seine steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID, § 139b AO) oder Steuernummer (§ 93c Abs. 1 Nr. 2a AO)
  • für den Fall einer Beauftragung eines Dienstleisters mit der Datenübermittlung: dessen Name, Anschrift und Kontaktdaten sowie Steuer-ID/Steuernummer (§ 93c Abs. 1 Nr. 2b AO)
  • Nachname, Vornamen, Geburtstag und Anschrift des Arbeitnehmers als Steuerpflichtigen sowie dessen Steuer-ID (§ 93c Abs. 1 Nr. 2c AO)
  • Nach § 41b Abs. 2 Satz 1 EStG ist die Verwendung einer elektronische Transfer-Identifikations-Nummer (eTIN) ab der Lohnsteuerbescheinigung für 2023 nicht mehr zulässig.
  • Erstellungsdatum, Besteuerungszeitraum/-zeitpunkt sowie die Angabe, ob es sich um eine erstmalige, korrigierte oder stornierende Mitteilung handelt (§ 93c Abs. 1 Nr. 2c AO)Der Besteuerungszeitraum/-zeitpunkt ist als Bescheinigungszeitraum auf der rechten Seite in die Zeile 1 einzutragen.

  Weitere Angaben auf der linken Seite sind:
  • Personalnummer
  • Transferticket
  • Steuerklasse und ggf. Faktor (bei Ehen und Lebensgemeinschaften)
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • steuerfreier Jahresbetrag
  • Jahreshinzurechnungsbetrag
  • Kirchensteuermerkmale

Rechte Seite:

Die Angaben auf der rechten Seite folgen zu großen Teilen den Vorgaben von § 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 bis Nr. 15 EStG. In eckigen Klammern sind die Zeilennummern auf der Lohnsteuerbescheinigung für das Jahr 2023 angegeben:
  • Nr. 1: Lohnsteuerabzugsmerkmale [die letzten fünf Punkte im Abschnitt „Linke Seite“] und das Finanzamt, an das die Lohnsteuer gezahlt wurde [unbenummerte unterste Zeile]
  • Nr. 2: Anzahl der Unterbrechungen des Lohnbezugs [2], z. B. wegen Kranken- oder Elterngelds, unbezahlten Urlaubs
  • Nr. 3: Höhe und Art (hier: Bruttolohn einschließlich Sachbezügen) des bezahlten Arbeitslohns [3] und Großbuchstabe S [unter 2], wenn bei sonstigen Bezügen der Lohn aus früheren Dienstverhältnissen außen vor geblieben ist
  • Nr. 4: einbehaltene(r) Lohnsteuer [4], Solidaritätszuschlag [5], Kirchensteuer [6]
  • Nr. 5: steuerfreie Leistungen, wie Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld u. Ä., Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz sowie Aufstockungsbeiträge und Zuschläge bei Altersteilzeit [15]
  • Nr. 6: steuerfreie Arbeitgeberleistungen, die auf die Entfernungspauschale anzurechnen sind [17]
  • Nr. 7: pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen, die auf die Entfernungspauschale anzurechnen sind [18]
  • Nr. 8: dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellte Mahlzeiten, Großbuchstabe M [unter 2]
  • Nr. 9: steuerfreie Sammelbeförderung, Großbuchstabe F [unter 2]
  • Nr. 10: steuerfrei gezahlte Verpflegungszuschüsse und Vergütungen bei doppelter Haushaltsführung [20, 21]
  • Nr. 11: Beiträge zu den gesetzlichen Rentenversicherungen und an berufsständische Versorgungseinrichtungen, getrennt nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil [22, 23]
  • Nr. 12: Zuschüsse des Arbeitgebers zur Kranken- und Pflegeversicherung [24]
  • Nr. 13: Beiträge des Arbeitnehmers zur gesetzlichen Krankenversicherung und zur sozialen Pflegeversicherung [25, 26]
  • Nr. 14: Beiträge des Arbeitnehmers zur Arbeitslosenversicherung [27]
  • Nr. 15: Teilbetrag der Vorsorgepauschale des Arbeitgebers, der Krankenversicherung und private Pflege-Pflichtversicherung betrifft [28]
  • Zu diesen in § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG genannten Angaben kommen einige weitere hinzu:
  • bei Konfessionsverschiedenheit: einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten/Lebenspartners vom Bruttolohn [7]
  • im Bruttoarbeitslohn enthaltene Versorgungsbezüge [8]
  • ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre und ermäßigt besteuerte Entschädigungen [9, 10]
  • einbehaltene(r) Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer für die ermäßigt besteuerten Versorgungsbezüge und Entschädigungen [11, 12, 13]
  • bei Konfessionsverschiedenheit: einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten/Lebenspartners von den ermäßigt besteuerten Versorgungsbezügen und Entschädigungen [14]
  • Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag in Zeile 8 [29]
  • maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns in Zeile 8 und/oder Zeile 9 [30]
  • erster und letzter Monat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden (wenn nicht das ganze Jahr) [31]
  • Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von Versorgungsbezügen sowie Sterbegeld, wie sie in Zeile 3 und Zeile 8 enthalten sind [32]
  • ausgezahltes Kindergeld [33]
  • steuerfreier Arbeitslohn nach Doppelbesteuerungsabkommen oder Auslandstätigkeitserlass [16]
  • Freibetrag im Rahmen des Doppelbesteuerungsabkommens mit der Türkei [34]

Viele der genannten Kriterien treffen auf einen Großteil der Arbeitnehmer nicht zu. Wer im Inland beschäftigt ist, keine Versorgungsleistungen erhält, gesetzlich versichert ist, keine Kinder hat, keine Zusatzleistungen vom Arbeitgeber bekommt und weniger als 17.543 € Lohnsteuer im Jahr zahlt (Freigrenze für den Solidaritätszuschlag 2023), bei dem sind in der Regel nur die Zeilen 3, 4, 22a, 23a, 25, 26, 27 ausgefüllt. Wenn viele Felder offenbleiben, bedeutet das also nicht, dass die Lohnsteuerbescheinigung fehlerhaft ist.




letzte Änderung S.P. am 14.07.2023
Autor(en):  Stefan Parsch


Autor:in
Herr Stefan Parsch
Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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