Vorsteuer und Vorsteuerabzug grundlegend erklärt

§ 15 UStG (Umsatzsteuergesetz) regelt den Vorsteuerabzug. Doch was für eine Art Steuer ist die Vorsteuer eigentlich? Und was muss bei ihrem Abzug beachtet werden? Denn der § 15 UStG hat einen nicht unerheblichen Umfang. Vom Prinzip her ist die Sache mit der Vorsteuer und dem Vorsteuerabzug einfach, doch der Teufel liegt – wie so oft im deutschen Steuerrecht – im Detail.

Prinzip der Vorsteuer und des Vorsteuerabzugs

Die Vorsteuer ist eine bestimmte Ausprägung der Umsatzsteuer, nämlich diejenige Umsatzsteuer, die ein Unternehmer beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen für sein Unternehmen bezahlt. Denn entsprechend dem Begriff „Mehrwertsteuer“ für die in der EU geltende Form der Umsatzsteuer wird auf jeder Produktions- und Handelsstufe nur der jeweils geschaffene Mehrwert besteuert. Die Umsatzsteuer auf Vorprodukte und in Anspruch genommene Dienstleistungen kann der Unternehmer bei den Umsatzsteuer-Voranmeldungen und bei der Umsatzsteuer-Jahreserklärung von der Umsatzsteuer, die er in den eigenen Ausgangsrechnungen erhoben hat, abziehen.

Ein weiteres wichtiges Prinzip der Vorsteuer lautet: Sie kann nur abgezogen werden, wenn sie auf eine Lieferung oder Leistung erhoben wurde, die der Erzielung umsatzsteuerpflichtiger Umsätze dient. Dieses Prinzip wird in den folgenden beiden Abschnitten verdeutlicht.

Berechtigung zum Vorsteuerabzug

Zum Vorsteuerabzug berechtigt ist zunächst einmal ein Unternehmer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 UStG). Das bedeutet, dass Privatpersonen niemals abzugsberechtigt sind. Wenn ein Unternehmer etwas für seine private Lebensführung erwirbt, ist er in diesem Fall Privatperson und darf keine Vorsteuer abziehen. Kompliziert wird es, wenn Gegenstände sowohl betrieblich als auch privat genutzt werden. Das gilt etwa für Grundstücke, die betrieblich, aber teilweise auch privat vom Unternehmer oder seinen Beschäftigten genutzt werden. Dann gilt der Vorsteuerabzug nur für Lieferungen und Leistungen, die für den betrieblich genutzten Teil des Grundstücks erbracht worden sind (§ 15 Abs. 1b UStG). Wenn ein Gegenstand zu weniger als 10 % betrieblich genutzt wird, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 1 Satz 2 UStG).

Der Unternehmer muss jedoch auch selbst Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Einzelunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen, sind nicht abzugsberechtigt. Bei Unternehmern, deren Umsatz im Vorjahr nicht höher als 22.000 € lag und deren Umsatz im aktuellen Jahr voraussichtlich nicht höher als 50.000 € liegen wird, verzichtet die Finanzverwaltung auf die Pflicht zur Umsatzsteuererhebung (§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG). Ein Kleinunternehmer kann jedoch auf diese Regelung verzichten und bei seinen Kunden die Umsatzsteuer erheben; dann ist er auch zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. 

Gemeinnützige Vereine sind in der Regel nicht abzugsberechtigt. Wenn ein Sportverein allerdings eine Vereinskneipe betreibt und in diesem Sinne unternehmerisch tätig wird, dann muss auf die Umsätze der Kneipe Umsatzsteuer erhoben werden und dann kann entsprechend bei Einkäufen die Vorsteuer gezogen werden. Bei Anschaffungen für den gemeinnützigen Teil des Vereins, etwa für die Sportstätte oder Umkleideräume, besteht keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Körperschaften, die gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen, sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts können auf Antrag eine Steuervergütung erhalten, wenn sie erworbene Gegenstände im Ausland außerhalb der EU (Drittland) für humanitäre, karitative oder erzieherische Zwecke verwenden (§ 4a Abs. 1 UStG).

Beim erworbenen Objekt kommt es immer darauf an, wie es verwendet werden soll. Ein Arzt, der für seine Praxis ein medizinisches Gerät kauft, ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, weil medizinische Leistungen nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind. Wenn er das Gerät allerdings an zwei Tagen pro Woche (40 % der Zeit) an einen anderen Arzt vermietet, dann ist diese Vermietung ein steuerpflichtiger Umsatz und dann kann er einen 40%igen Vorsteuerabzug vornehmen. Wenn sich an diesen Verhältnissen in den Folgejahren etwas ändert, etwa die Zeit der Vermietung auf drei Tage steigt, dann muss eine Vorsteuerberichtigung vorgenommen werden.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Bisher wurden folgende Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug genannt:

• Der Steuerpflichtige ist Unternehmer oder Selbstständiger und umsatzsteuerpflichtig.
• Die erworbene Ware oder Dienstleistung wird für steuerpflichtige Umsätze verwendet.

Ausgeschlossen sind dabei nicht nur steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG, sondern auch steuerpflichtige Umsätze im Ausland, die steuerfrei wären, wenn sie im Inland ausgeführt würden (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG). Ausnahmsweise berechtigen Umsätze zum Vorsteuerabzug, wenn sie steuerfrei aufgrund folgender gesetzlicher Regelungen sind: § 4 Nr. 1 bis 7, Nr. 8 Buchstabe a bis g, Nr. 10, 11 UStG, § 25 Abs. 2 UStG, § 26 Abs. 5 UStG (§ 15 Abs. 3 UStG).

Eine weitere Voraussetzung besteht darin, dass die Art des betrieblichen Einkaufs zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das ist nach § 15 Abs. 1 UStG in folgenden Fällen der Fall:

• Der inländische Lieferant weist die gesetzliche Umsatzsteuer in seiner Rechnung aus, die auch alle anderen Vorgaben in § 14 Abs. 4 UStG im Hinblick auf die Angaben in einer Rechnung erfüllt.
• Der Unternehmer hat für den Import von Waren aus einem Nicht-EU-Land Einfuhrumsatzsteuer bezahlt.
• Der Unternehmer hat Steuern für den Import aus einem EU-Land entrichtet.
• Der Unternehmer hat Umsatzsteuern wegen der Steuerschuldumkehr (Reverse-Charge-Verfahren) nach § 13b Abs. 1 und 2 UStG bezahlt.
• Der Unternehmer hat nach § 13a Abs. 1 Nr. 6 UStG Umsatzsteuer für Auslagern einer Ware aus einem Umsatzsteuerlager entrichtet.

Ausgaben eines Unternehmers, die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 7 EStG (Einkommensteuergesetz) oder des § 12 Nr. 1 EStG nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, berechtigen auch nicht zum Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1a UStG). Dazu gehören auch Steuern und Geldstrafen für Strafverfahren. 

Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs

§ 15 Abs. 1 Satz 2 UStG setzt für den Vorsteuerabzug nur voraus, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Dies ist in der Regel nur der Fall, wenn eine Leistung bereits erbracht worden ist. Die Leistung und das Vorhandensein einer Rechnung sind also die zeitlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Ob die Rechnung schon bezahlt ist, ist in diesem Fall egal. Für den Vorsteuerabzug spielt es also keine Rolle, ob ein Unternehmer der Ist- oder der Sollbesteuerung unterliegt.

Eine Ausnahme bilden Voraus- und Anzahlungen: Weil zum Zeitpunkt der Rechnungstellung noch keine Leistung erbracht wurde, gelten hier zwei andere Voraussetzungen: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen und diese muss beglichen worden sein (§ 1 Abs. 1 Satz 3 UStG). Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, kann die Vorsteuer bei der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder vierteljährlich) geltend gemacht und von der Umsatzsteuer, die der Unternehmer ans Finanzamt zu überweisen hat, abgezogen werden.

Wenn die Betriebsausgaben in einem Monat oder Quartal höher waren als die Betriebseinnahmen, kann die Vorsteuer höher sein als die abzuführende Umsatzsteuer (Vorsteuerüberhang). Dann erhält der Steuerpflichtige den Unterschiedsbetrag (Vorsteuer minus Umsatzsteuer) vom Finanzamt erstattet.

In der doppelten Buchführung ist das Vorsteuerkonto ein aktives Bestandskonto, denn die Vorsteuer stellt eine Forderung gegenüber dem Finanzamt dar. Um die Transparenz eines Jahresabschlusses zu erhöhen, gibt es in den Standardkontenrahmen unterschiedliche Konten für verschiedene Steuersätze und Quellen der Vorsteuer, z. B. „abziehbare Vorsteuer 7 %“ (SKR03: Nr. 1571; SKR04: Nr. 1401) oder „innergemeinschaftlicher Erwerb 19 %“ (SKR03: Nr. 1574; SKR04: Nr. 1404). Die Saldierung der Vorsteuer in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist in diesem Artikel beschrieben.

Abgeschafft: Vorsteuerpauschalierung nach § 23 UStG

Die abziehbare Vorsteuer muss der Unternehmer belegen und diese Belege müssen vom Finanzamt geprüft werden. Um dieses Prozedere zu vereinfachen, ermöglichte § 23 UStG a. F. (alte Fassung) Unternehmern aus Handwerk, Einzelhandel, sonstigem Gewerbe und freien Berufen die Anwendung eines Vorsteuerabzugs nach allgemeinen Durchschnittssätzen. Diese waren für jede Berufsgruppe in einer Anlage zur Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) festgelegt. So konnten Bäcker 5,4 %, Drogisten 10,9 %, Gastwirte 8,7 % und Journalisten 4,8 % ihres steuerpflichtigen Umsatzes pauschal als Vorsteuer geltend machen.

Die Voraussetzung dafür war zum einen, dass sie nicht verpflichtet waren, einen Jahresabschluss zu machen (§ 23 Abs. 1 UStG a. F.). Zum anderen durfte der Umsatz im jeweiligen Gewerbe- oder Berufsbereich im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 61.356 € betragen haben (§ 69 Abs. 3 UStDV).

Die Bundesregierung hat in ihrem Jahressteuergesetz 2022 diese Regelung zum 01.01.2023 abgeschafft. Begründet wurde der Schritt mit der geringen Anwendung der Pauschale, nämlich nur durch 11.000 Unternehmer. Für die Umsatzsteuererklärung zum Jahr 2022 kann die Vorsteuerpauschale noch in Anspruch genommen werden. Wer wegen der Vorsteuerpauschalierung auf das Sammeln von Belegen verzichtet hat, muss dies für 2023 tun, wenn er die Vorsteuer seiner Betriebsausgaben geltend machen möchte.

Weiterhin möglich ist die Vorsteuerpauschalierung bei gemeinnützigen Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen, die nicht buchführungspflichtig sind und deren Vorjahresumsatz maximal 45.000 € betragen hat (§ 23a UStG). Auch Land- und Forstwirte können sich nach wie vor für Vorsteuerpauschalierungen nach § 24 UStG entscheiden.

letzte Änderung S.P. am 31.10.2023 Autor(en):  Stefan Parsch

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	Herr Stefan Parsch Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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