Buchhaltung mit Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbüchern

Bei der Buchhaltung werden Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher unterschieden, gelegentlich auch Hilfsbücher. Wenngleich diese Handelsbücher in der elektronischen Buchführung nicht mehr als Bücher aus Papier vorliegen, ist es sinnvoll, die Bücher und ihre Funktionen zu kennen. Zum einen sind sie Bestandteil der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), zum anderen erleichtern sie auch die Übersicht über die Buchhaltung.

Gründe für verschiedene Bücher in der Buchhaltung

Die Einteilung in Grund-, Haupt- und Nebenbücher hat sich über Jahrhunderte unter Kaufleuten entwickelt und bewährt. Diese Einteilung ist nicht ausdrücklich in deutschen Gesetzen festgeschrieben, lässt sich aber aus Gesetzen ableiten. Konkret genannt werden die Bücher in den GoB, wie sie das Bundesministerium der Finanzen (BMF) schriftlich gefasst hat, zuletzt mit dem Schreiben vom 28.11.2019 ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)").

Im Handelsgesetzbuch (HGB) ist nur allgemein von "Handelsbüchern" (§ 239 HGB) die Rede. Da die steuerrechtliche Buchführungspflicht an die handelsrechtlichen anknüpft (§ 140 AO – Abgabenordnung), werden auch hier keine einzelnen Bücher festgelegt. Aus den gesetzlichen Buchführungsvorgaben lassen sich jedoch die Bücher ableiten.

So haben Buchungen und Aufzeichnungen nach § 239 Abs. 2 HGB und § 146 Abs. 1 AO "zeitgerecht" zu erfolgen. Das bedeutet nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) 25.03.1992 (BStBl II, S. 1010), dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht. In den Einkommensteuer-Hinweisen (EStH) wird diese Funktion dem Grundbuch zugeschrieben (EStH H 5.2). Das Grundbuch, auch Journal genannt, erfasst also die chronologische Reihenfolge aller Geschäftsvorfälle. Die Journalfunktion ist im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD) in den Rundnummer 90 ff. genauer beschrieben.

§ 239 Abs. 2 HGB und § 146 Abs. 1 AO verlangen außerdem, dass die Buchungen und Aufzeichnungen "geordnet" vorgenommen werden müssen. Dies geschieht im Hauptbuch nach den im Kontenplan oder Kontenrahmen festgelegten Konten. Die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung im Hauptbuch ist im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD) in den Rundnummer 95 ff. genauer beschrieben. Dort heißt zu den Nebenbüchern lediglich, dass für sie die Ausführungen zum Hauptbuch entsprechend gelten (RN 98).

Die Einteilung der Buchführung in Grund-, Haupt- und Nebenbücher erfolgt also aus kaufmännischer Tradition und bewährter Praxis, aus den Vorgaben der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und indirekt aus den Handels- und Steuergesetzen.


Das Grundbuch

Durch die chronologischen Aufzeichnungen im Grundbuch kann jede Buchung mit einem Beleg verknüpft und damit nachgewiesen werden. Eine Buchung im Grundbuch beinhaltet in der Regel folgende Einträge:
  • laufende Nummer
  • Buchungsdatum
  • Verweis auf den Beleg (mit Belegnummer und -datum)
  • Betrag
  • Vorgang/Buchungstext/Erläuterung
  • Kontierung (Soll- und Habenkonto)

Bei den Buchungen werden die Eröffnungsbuchungen (zu Beginn eines Jahres, Monats oder Tages), die laufenden Buchungen in zeitlicher Reihenfolge, die vorbereitenden Buchungen zum Abschluss (Tag/Woche/Monat/Jahr) und die Abschlussbuchungen unterschieden. Bei den laufenden Buchungen ist zu beachten, dass nach § 238 HGB in Verbindung mit § 257 Nr. 4 HGB zu jeder Buchung ein Beleg aufgeführt werden muss (Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.).

Nicht zu verwechseln ist das Grundbuch der Buchhaltung mit dem Grundbuch im Grundbuchamt, in dem Grundstücke und ihre Eigentums- und andere Verhältnisse verzeichnet sind. Besteht wegen thematischer Nähe eine Verwechslungsgefahr, sollte das Buchhaltungsgrundbuch besser mit der Alternativbezeichnung "Journal" (französisch, ursprünglich für: Tagebuch) versehen werden.

Mit der Kontierung und den anderen Angaben legt das Grundbuch bereits die Grundlage für die Eintragungen in das Hauptbuch. Hier werden die Buchungen dann nach dem Kontenplan oder -rahmen des Unternehmens sachlich geordnet. Die Buchungen im Hauptbuch werden für den Jahresabschluss und die Bilanz verwendet.

Gebucht wird sowohl auf Bestandskonten als auch auf Erfolgskonten. In den Bestandskonten werden bilanzwirksame Geschäftsvorfälle gebucht, die etwa das Anlage- oder Umlaufvermögen (Aktivseite) oder Eigenkapital, Verbindlichkeiten oder Rückstellungen (Passivseite) betreffen. Die Bestandskonten leiten sich aus der Gliederung der Bilanz in § 266 HGB ab. Erfolgskonten erfassen hingegen Aufwände und Erträge der Geschäftstätigkeit. Sie können aus der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung in § 275 HGB abgeleitet werden.

Hilfsbücher enthalten keine bilanzwirksamen Buchungen, sind aber für eine ordnungsgemäße Buchhaltung in vielen Fällen von großer Wichtigkeit. Für sie gibt es keine Gesetzesvorgaben, lediglich das Kassenbuch kann in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben sein. Häufig verwendete Hilfsbücher sind:
  • Das Kassenbuch verzeichnet die Ein- und Auszahlungen einer Kasse sowie (tägliche) Kassenberichte.
  • Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher geben einen Überblick über erhaltene Rechnungen (von Lieferanten) und gestellte Rechnungen (an Kunden).
  • Posteingangs- und -ausgangsbücher erfassen die übrige Geschäftspost.

Beispiel für die Übertragung vom Grundbuch zum Hauptbuch

Die Übertragung aus dem Grundbuch ins Hauptbuch wird im Folgenden anhand eines Einkaufs und eines Verkaufs gezeigt.
  • Die Firma Wurm stellt Möbel her und kauft am 22.03.23 Holz für 1.000 Euro netto. 
  • Da der Beleg jedoch nicht am selben Tag bei der Buchhaltung eingeht, wird der Vorgang erst am 23.03.23 gebucht. 
  • An diesem Tag verkauft die Firma Wurm im Werksverkauf Möbelstücke im Wert von 2.000 Euro netto. 

Der Auszug aus dem Grundbuch könnte dann so aussehen:

Lfd. Nr. Buchungsdatum Belegnr. Belegdatum Betrag (in €) Vorgang / Erläuterung Sollkonto Habenkonto
101 23.03.23 A380 22.02.23 1.000,- Lieferung von Holz Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe Bank
102 23.03.23 A380 22.02.23 190,- Lieferung von Holz, VSt. Abziehbare Vorsteuer 19 % Bank
103 23.03.23 555 23.03.23 2.000,- Verkauf von Möbelstücken Kasse Erlöse 19 %
104 23.03.23 555 23.03.23 380,- Verkauf von Möbelstücken, USt. Kasse Umsatzsteuer 19 %

In den beiden letzten Spalten der Tabelle sind sechs verschiedene Konten genannt. Entsprechend müssen im Hauptbuch (oder zunächst in den Nebenbüchern, (siehe nächsten Abschnitt) Buchungen in diesen sechs Konten vorgenommen werden. In der folgenden Abbildung stehen in der ersten Zeile die Buchungen zum Einkauf und in der zweiten Zeile die Buchungen zum Verkauf.

Grafik-Grundbuch-und-Hauptbuch-600px.jpg


Hauptbuch und Nebenbücher

Selbst kleinere Unternehmen haben meist so viele Geschäftsvorfälle, dass ein ständiges Buchen im Hauptbuch zu unübersichtlich wäre – von der Buchhaltung in Konzernen ganz zu schweigen. Deshalb hat sich der Gebrauch von Nebenbüchern herausgebildet, in denen einzelne Vorgänge gebucht werden. Im Hauptbuch tauchen dann nur noch saldierte Werte in Sammelkonten, wie "Forderungen" oder "Verbindlichkeiten" auf. Teilweise werden auch Buchungen im Hauptbuch in den Nebenbüchern detaillierter dargestellt und erläutert.

Häufig verwendete Nebenbücher sind die folgenden:
  • Im Kontokorrentbuch sind die Verbindlichkeiten und Forderungen bei Lieferanten (Kreditoren) und Kunden (Debitoren) verzeichnet. Für Lieferanten und Kunden, mit denen regelmäßig Geschäfte gemacht werden, wird jeweils ein eigenes Konto angelegt. Aus diesem Buch lässt sich schnell eine Liste der offenen Posten zu einem Stichtag generieren.
  • Das Lohn- und Gehaltsbuch enthält die Buchungen zu den Arbeitsentgelten der Angestellten.
  • Ins Anlagenbuch werden alle Änderungen des Anlagevermögens eingebucht.
  • Das Rechnungsausgangsbuch enthält die gestellten Rechnungen (Fakturierung).
  • Im Lagerbuch werden die Zu- und Abgänge des Warenlagers gebucht.

Teilweise werden auch die Hilfsbücher (s. o.) als Nebenbücher bezeichnet. Die in den Nebenbüchern verzeichneten Daten können auch für statistische Auswertungen genutzt werden, etwa zu den besten Kunden oder zur Pünktlichkeit von Lieferungen bestimmter Lieferanten.

Bücher in modernen Buchhaltungssystemen

Die Buchhaltung wird heute nur noch in Ausnahmefällen in Büchern aus Papier vorgenommen. Die Bezeichnungen der Bücher hat sich trotzdem gehalten. Im BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD) heißt es in der RN 14 über „Bücher“ ausdrücklich: "Der Begriff ist funktional unter Anknüpfung an die handelsrechtliche Bedeutung zu verstehen. Die äußere Gestalt (gebundenes Buch, Loseblattsammlung oder Datenträger) ist unerheblich." Wichtig ist nach Handels- wie nach Steuerrecht (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB, § 145 Abs. 1 Satz 1 AO) die Organisation der Buchhaltung auf eine Weise, dass sich ein Sachverständiger innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen kann.

Die Verwendung von Buchführungssoftware ist gesetzlich verankert: "Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen", heißt es in § 146 Abs. 5 Satz 1 AO und sehr ähnlich auch in § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB.

Die Buchhaltungssoftware bietet zudem den Vorteil, dass quasi nur noch das Grundbuch geführt werden muss. Die Software kann in der Regel so eingerichtet werden, dass das Hauptbuch und die Nebenbücher automatisch aus dem Grundbuch generiert werden. Neben einer Arbeitserleichterung führt dies auch zu einer Verringerung von Fehlern, denn Fehler bei Übertragungen vom Grundbuch ins Hauptbuch und von einem Nebenbuch ins Hauptbuch ließen sich früher kaum verhindern.




letzte Änderung S.P. am 25.01.2023
Autor(en):  Stefan Parsch
Bild:  panthermedia.net / Randolf Berold


Autor:in
Herr Stefan Parsch
Stefan Parsch ist freier Journalist und Lektor. Er schreibt Fachartikel für die Portale von reimus.NET und Artikel über wissenschaftliche Themen für die Deutsche Presse-Agentur (dpa). Für den Verein Deutscher Ingenieure lektoriert er technische Richtlinien. Mehr als zwölf Jahre lang war er Pressesprecher der Technischen Hochschule Brandenburg.
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