Weiterhin weist Software materielle und immaterielle Eigenschaften auf. Zu den materiellen (körperlichen) zählt vor allem der Datenträger, auf dem die Software gespeichert wurde. Ebenfalls zugehörig ist Firmware, ein Programm, das fest auf einem Chip installiert ist und dementsprechend zur Hardware gehört. Individualprogramme, deren Inhalt größtenteils geistiger Natur ist, werden hingegen den immateriellen Gütern zugeteilt. Die letzte Kategorie bilden die Trivialprogramme (auch Trivialsoftware), die vom Aufbau her geringwertige Wirtschaftsgüter sind.

Geringwertige Wirtschaftsgüter: (2)

Als Trivialsoftware wird in der Bilanzierung ein Programm bezeichnet, das allgemein bekannte Daten sowie Datensammlungen beinhaltet. Dadurch kann Trivialsoftware bis zu 150 € netto wie ein GWG behandelt werden und ist im Anschaffungsjahr voll abzugsfähig. (3)  Lt. R 6.13 EStR gilt diese Programmfamilie als beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut, wenn sie nicht auf einem, sondern auf vielen verschiedenen Computern betrieben werden kann. Als Beispiel können Textverarbeitungsprogramme angeführt werden.

Zu Bilanzierungszwecken wurde die Software nach verschiedenen Kriterien kategorisiert. Besonders wichtig ist dabei die Erstellung der Programme. So können bei eigengefertigten lediglich die Entwicklungskosten angesetzt werden. Für die Software selbst besteht ein Aktivierungsverbot nach § 248 (2) HGB. Nur gekaufte Programme dürfen lt. § 253 (3) HGB bilanziell in Erscheinung treten.

Die unten aufgeführte Tabelle stellt die Zusammenhänge in kurzer Form dar:

Auch bei Softwareprodukten können nachträgliche Anschaffungskosten anfallen. Jedoch gehören nicht alle Ausgaben, die mit Software in Verbindung stehen, zu den Anschaffungskosten. (4)

Die Differenzierung wird in der folgenden Tabelle aufgezeigt:

Beispiel zur Buchung von Software

Eine Software wird für 8568 € brutto gekauft. Es sind 19% Umsatzsteuer im Betrag enthalten. Seit dem 1. Juni 2008 wird das Programm im Betrieb verwendet. Die Rechnung erfolgte einen Monat später, am 5. Juli 2008.

Software hat eine geschätzte Nutzungsdauer von 3 Jahren. In diesem Fall beträgt die AfA im ersten Jahr 1400 € (da die Software im Juni gekauft wurde, tritt die Zwölftel-Regel ein). In den beiden nachfolgenden Jahren wird die Software mit 2400 € abgeschrieben. Die Rest-AfA muss im vierten Nutzungsjahr in Höhe von 1000 € vorgenommen werden.

Buchung bei Aktivierung:

Buchung der Abschreibung:

Quellen:
(1) Vgl. Bilanzierung von Software nach HGB, US-GAAP und IFRS, J.-C. Suermann, Kassel, 2006, S. 31.
(2) Vgl. § 6 (2) EStG
(3) Vgl. Buchführung und Bilanzierung von a - z, Autorenkollektiv, Haufe, Nr. 3 - 193
(4) Vgl. Schwierige Geschäftsvorfälle richtig buchen, I. Thomsen, Haufe, 3. Auflage, 2008, S. 86.