VdW Treuhand GmbH
westlichen Ruhrgebiet
Leitfaden von Bitkom und VeR zum Verarbeiten und Archivieren von E-Mails
Wie E-Mails laut GoBD zu verarbeiten und zu archivieren sind, erklärt ein Leitfaden mit 10 Merksätzen. Herausgeber sind der Verband elektronische Rechnung (VeR) und der IT-Branchenverband Bitkom.In den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" erläutert die Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 14. November 2014), welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Die GoBD regeln auch die Behandlung von E-Mails. Um Unternehmen die tägliche Arbeit zu erleichtern, haben der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) und der Verband elektronische Rechnung (VeR) die wichtigsten Regel in zehn Merksätzen zusammengefasst:
- E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie die Funktion von Geschäftsbriefen erfüllen. Aufbewahrungspflichtiger Bestandteil einer E-Mail können der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein.
- E-Mails sind elektronisch aufzubewahren, der Ausdruck auf Papier reicht nicht.
- Dateianhänge sind im Original aufzubewahren. Bei einer Umwandlung (Konvertierung) in ein im Unternehmen übliches Format, dürfen Recherche und Auswertungsmöglichkeiten nicht eingeschränkt werden.
- E-Mails, die lediglich als Transportmittel für steuerrelevanten Anhang dienen, müssen nicht gespeichert werden. Es reicht die Archivierung der angehängten Datei.
- E-Mails sind zu indexieren, damit ein Prüfer sie Geschäftsvorfällen oder Buchungen eindeutig zuordnen kann. Ohne zusätzliche Maßnahmen stelle eine typische E-Mail-Umgebung nur eine begrenzte Ordnung dar, warnt der Leitfaden.
- E-Mails sind unverändert zu archivieren. Dabei reiche die Ablage von Anhängen in einem Dateiordner oder von E-Mails in einem Mailsystem nicht aus, warnt der Leitfaden – zumindest nicht ohne zusätzliche Maßnahmen. Bitkom und VeR raten zum Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.
- Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben: So muss die Volltextrecherchierbarkeit erhalten bleiben. Auch für Anhänge gilt: Die Möglichkeiten zur Auswertung dürfen durch die Umwandlung nicht eingeschränkt werden. Außerdem müssen auch im umgewandelten Format, eventuell steuerrelevante Eigenschaften oder Attribute erhalten bleiben.
- Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren. Diese Verfahrensdokumentation muss ein sachverständiger Dritter verstehen können. Sie muss fortgeführt und alle Versionen müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archiviert werden.
- E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff durch den Steuerprüfer. Unternehmen sollten steuerrelevante E-Mails getrennt von anderen E-Mails aufbewahren.
- Rechnungen als E-Mails sind zulässig. Der Empfänger kann sie für den Vorsteuerabzug verwenden.
Das Dokument steht kostenlos zum Download auf den Seiten des Bitkom und in der GoBD-Informationssammlung des VeR bereit.
|
letzte Änderung W.V.R. am 11.05.2021 Autor(en): Wolff von Rechenberg Quelle: Bitkom, VeR Bild: © panthermedia.net / Wavebreakmedia ltd. |
|
 |
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln. |
| Homepage | Club-Profil | weitere Fachbeiträge | Forenbeiträge | Blog | Fotogalerie | Google | |
Anzeige
RS Controlling-System: Das auf MS Excel basierende RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System.
- Plan-, Ist- und Vorschau-Ebene
- Soll- / Ist-Vergleiche für Bilanz, GuV und Kapitalflussrechnung
- automatisch aus den Daten generierte GuV und Bilanz, Kapitalflussrechnung und Kennzahlen
- mehrjährige Planung
- Detailplanung für Umsatzerlöse, Wareneinsatz/ bzw. bezogene Leistungen, Personal, Investitionsplanung, Rückstellungen und sonstige Bestandsveränderungen
- Importtabelle für die Ist-Daten-Erfassung
Preis: 238,- EUR Alle Funktionen im Überblick >>.
Webtipps |
Weitere Fachbeiträge zum Thema |
|---|
Premium-Stellenanzeigen
KOSMETIK international Verlag GmbH
Gaggenau
Birkenstock Group B.V. & Co. KG
Köln
DECATHLON Deutschland SE & Co. KG
Plochingen
Agile Heroes GmbH
Frankfurt am Main
Keine passende Stelle gefunden?
Tragen Sie sich im kostenfreien Talentpool ein & Firmen bewerben sich bei Ihnen!1. In wenigen Minuten Ihr Profil erstellenKostenlos registrieren und passende Jobs erhalten:jetzt registrieren
Teilen Sie uns mit, wie Ihr Wunscharbeitgeber aussieht, welche Gehaltsvorstellungen Sie haben und in welcher Region Sie arbeiten möchten.
2. Arbeitgeber bewerben sich bei Ihnen
Wir stellen Ihnen passende Arbeitgeber vor und Sie entscheiden, mit wem Sie ein Interview führen.
3. Ihren neuen Traumjob antreten
Prüfen Sie im Interview, ob der neue Arbeitgeber Ihren Vorstellungen entspricht, und falls ja: Starten Sie Ihre neue Karriere!
Kommentar zum Fachbeitrag abgeben
Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!
Anzeige
RS Controlling-System
Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist- Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalflussrechnung analysieren. Alle Funktionen im Überblick >>.Über 2.000 Artikel und Vorlagen
Werden Sie Mitglied in einer großen Buchhalter-Community und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Forum für Rechnungswesen und Buchhaltung.
Anzeige
Eine neue Stelle?
Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Rechnungswesen.Zu den Stellenanzeigen >>
Sie suchen einen Buchhalter oder Bilanzbuchhalter? Mit einer Stellenanzeige auf Rechnungswesen-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>
Fachbegriffe von A bis Z
Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Buchführung und Bilanzierung >>Sie haben eine Frage?
Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern und und diskutieren ihre Fragen.
Anzeige
Riesen- Ressource
Auf Rechnungswesen-Portal.de sind bereits über 700 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>
Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>
Anzeige
Neu - Controlling-Journal!
Kurzweiliger Mix aus Fachinformationen, Karriere- und Arbeitsmarkt-News, Büroalltag und Softwarevorstellungen.
Probieren Sie jetzt das Print-Magazin Controlling-Journal >>
Anzeige
Premium-Mitgliedschaft
Erhalten Sie Zugriff auf Premium-Inhalte von Controlling-Portal.de und Rechnungswesen-Portal.de. Aktuelle und ständig erweiterte Fachbeiträge und sämtliche Ausgaben des Controlling-Journals. Das aktuelle Controlling-Journal erhalten Sie zudem als pdf-Ausgabe. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über unsere Premium-Inhalte.Mitgliedschaft für nur 89,- EUR inkl. MWSt. im Jahr! Studenten und Auszubildende 39,- EUR für zwei Jahre! Weitere Informationen >>
Wie zufrieden sind Sie mit uns?
Über Ihre Meinung und auch ihre Anregungen für Veränderungen oder Erweiterungen würden wir uns sehr freuen. Nur 10 kurze Fragen, die schnell beantwortet sind. Vielen Dank im Voraus für Ihre Mithilfe! zur Umfrage >>Fachbeitrag veröffentlichen?
Sie sind Autor von Fachbeiträgen mit Controlling-bzw. Rechnungswesen-Thema? Gerne veröffentlichen oder vermarkten wir ihren Fachbeitrag. Eine kurze Autorenvorstellung oder Unternehmensdarstellung am Ende des Artikels ist möglich. jetzt Mitmachen >>Anzeige
Kennzahlen-Guide
Über 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen.
Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr Informationen >>
Dashboards mit Excel
Wie erstelle ich ein Tacho- oder Ampel-Diagramm? Wie kann ich Abweichungen in Tabellen ansprechend visualisieren? Das wird Ihnen hier anschaulich erklärt. Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR
oder E-Book für 24,90 EUR
mehr Informationen >>
Reporting 1x1
Viel ist zum Berichtswesen oder Reporting schon geschrieben worden. Dennoch zeigen Umfragen, dass rund 50 Prozent der Empfänger von Berichten mit dem Reporting nicht zufrieden sind. Jörgen Erichsen erklärt in diesem Buch die Bedeutung und die Handhabung des Berichtswesens speziell für kleinere Betriebe. Mit zahlreichen Beschreibungen, Beispielen und Checklisten.Taschenbuch in Farbe für 24,90 EUR
oder E-Book für 15,90 EUR
mehr Informationen >>
Anzeige
Buch-Tipp
Dashboards mit Excel im ControllingTipps, Charts und Diagramme für Ihre tägliche Arbeit mit Microsoft Excel® im Controlling. Präsentiert von Controlling-Portal.de. Sogenannte Dashboards werden heute vom Management erwartet. Möglichst auf einem Blatt sollen alle wichtigen Kennzahlen auf einem Blick erfassbar sein.Dafür muss der Controller sparsam mit Tabellen umgehen und Abweichungen sowie Zahlenreihen ansprechend visualisieren. Dabei kommen u. a. Tacho- und Ampeldiagramme sowie Sparklines zum Einsatz. E-Book (PDF) für 24,90 EUR. oder Taschenbuch in Farbe für 34,90 EUR, Mehr Infos >>
Anzeige
Anzeige
RS-Plan
RS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht: Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kennzahlen. Preis: 119,- EUR Mehr Informationen >>
Anzeige
Stellenmarkt
Teamleitung (m/w/d) Konzernrechnungswesen
Als familiengeführte Unternehmensgruppe liefern, bauen, sanieren und entsorgen wir für Kunden aus den Bereichen Infrastruktur, Immobilien und Umwelt. Für unseren Bereich Rechnungslegung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamleitung (m/w/d) Konzernrechnungswesen am Standort in... Mehr Infos >>
Customer Account Specialist Großkunden (m/w/d)
Wir bei der Opelbank suchen motivierte Menschen, die den Anspruch haben Neues zu lernen und umzusetzen. Hierbei haben wir es uns zur Aufgabe gemacht unseren Mitarbeitern/Innen die geeignete Plattform in Entwicklung, Weiterbildung und Förderung zu ermöglichen. Mehr Infos >>
Buchhalter (m/w/d)
Sie möchten Menschen mit Behinderungen unterstützen, in ihrem Lebensalltag begleiten und von Inklusion nicht nur reden, sondern sie auch aktiv leben? Sie wollen bei einem renommierten Träger Ihre eigenen Ideen einbringen und in einem professionellen Umfeld arbeiten, dabei flexible Arbeitszeitmode... Mehr Infos >>
Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>
Anzeige
JOB- TIPP
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Rechnungswesen- Experten finden Sie in der Rechnungswesen-Portal Stellenbörse. Ihr Stellengesuch können Sie kostenfrei über ein einfaches Online-Formular erstellen. Zur Stellenbörse >>
Anzeige
Softwaretipp: Quick-Lohn
Erledigen Sie Ihre Lohnabrechnung im Handumdrehen selbst mit Quick-Lohn und versenden alle Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Unfallversicherung direkt aus dem Programm. Auch für Baulohn. Probieren Sie Quick-Lohn gratis und völlig unverbindlich 3 Monate lang aus. Es ist keine Kündigung nötig! Weitere Informationen >>
Anzeige
Software-Tipps
FibuNet ist eine sichere, vielfach bewährte und besonders leistungsfähige Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Mit einer Vielzahl vorentwickelter Automatisierungspotenziale hilft FibuNet konsequent dabei, den Zeitbedarf und die Fehleranfälligkeit in buchhalterischen Prozessen erheblich zu reduzieren. Mehr Informationen >>
Konsolidator® ist eine cloudbasierte, moderne SaaS-Lösung für die finanzielle Konsolidierung und Berichterstattung basierend auf Microsoft Azure, die Ihnen hilft, Ihre Finanzfunktion zu digitalisieren und zu automatisieren. Konsolidator® ist unabhängig von den IT-Systemen, die Sie für die Buchführung und die Rechnungslegung verwenden.
Mehr Informationen >>
Weitere Rechnungswesen-Software-Lösungen im Marktplatz >>
Anzeige
PLC Businessplan
Sie benötigen Hilfe bei der Erstellung Ihres Businessplans? Der automatisierte Businessplan hilft Ihnen systematisch bei der Erstellung und das automatisiert und ohne viel Dateneingabe.
Mehr Informationen >>
Nutzwertanalyse
Die Nutzwertanalyse ist eine Methode zur quantitativen Bewertung des Nutzens von Entscheidungsalternativen, die wegen fehlender numerischer oder monetärer Vergleichskriterien nicht oder schwer miteinander vergleichbar sind.
Mehr Informationen >>
Meilensteintrendanalyse
Diese auf Excel basierende Meilensteintrendanalyse ist ein effizientes grafisches Werkzeug zur Verfolgung von Projektmeilensteinen. Mehr Informationen >>
Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>
Anzeige
Webtipp
Sie suchen eine Software für Ihr Unternehmen, z.B. eine Shopsoftware, Newsletter-Software oder ein ERP-System? Im Softwareverzeichnis auf findsoftware.de finden Sie einen Marktüberblick, Vergleichsstudien und ein Forum zum Austausch mit anderen Anwendern. Anzeige
PLC Immobilien-Bewertung
Sie wollen in Immobilien investieren? Dann ist das PLC- Immobilienbewertungs-Tool genau richtig für Sie!
Mit diesem Tool kalkulieren Sie ganz einfach alle Kosten des Immobilienkaufs mit ein und sehen Ob Sie einen positiven Cash Flow generieren können. Weiterhin bietet unser Tool eine Prognose zur Wertsteigerung und der Aufstellung Ihres Vermögens für die kommenden Jahre. Zum Shop >>
Anzeige
Software-Tipp
Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen.. Preis 47,60 EUR Mehr Infos und Download >> Anzeige
RS Controlling-System
Das RS- Controlling-System bietet Planung, Ist- Auswertung und Forecasting in einem Excel-System. Monatliche und mehrjährige Planung. Ganz einfach Ist-Zahlen mit Hilfe von Plan/Ist-Vergleichen, Kennzahlen und Kapitalfluss- rechnung analysieren. Alle Funktionen im Überblick >>Anzeige
Excel Tool
Anlagenverwaltung in Excel: Das Inventar ist nach Bilanzpositionen untergliedert, Abschreibungen und Rest- Buchwerte ihrer Anlagegüter werden automatisch berechnet. Eine AfA- Tabelle, mit der Sie die Nutzungsdauer ihrer Anlagegüter ermitteln können, ist integriert. mehr Informationen >>Anzeige
RS-Plan
RS-Plan - Unternehmens- planung leicht gemacht: Erstellen Sie mit RS-Plan Ihre Unternehmensplanung professionell. Automatische Plan-GuV, Plan-Bilanz, Plan- Kapitalflussrechnung und Kenn- zahlen. Preis: 119,- EUR mehr Informationen >>
Anzeige
Excel- Tools für Buchhalter
unsere TOP- TOOLS: | RS-Plan | |
| Disagio abgrenzen | |
| RS-Darlehensverwaltung | |
| Business Plan | |
| RS-Liquiditätsplanung L | |
| Rechnungsprogramm | |
| Wirtschaftsplan - Vorlage |
Anzeige
Excel-Vorlagen-Paket für Hausverwalter
Dieses Excel-Vorlagen-Paket enthält folgende Tools:
- Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnung
- Rendite – Berechnungsprogramm
- Residualwertberechnung für eine Immobilie
- Steuerberechnung für Immobilienanlage
Anzeige
Excel-Training und -Auftragsarbeiten
Wir bieten Ihnen:
- individuelle Excel-Schulungen für Ihre Mitarbeiter (online ohne Reisekosten!)
- lfd. Lösung von Excel-Problemfällen per Telefon/Online-Support
- Anpassung bzw. komplette Neuerstellung von Excel-Tools
Anzeige
RS-Bilanzanalyse
Bilanzanalyse- Tool (Kennzahlen- Berechnung): Umfangreiches Excel- Tool zur Berechnung der wichtigsten branchenunabhängigen Kennzahlen aus Bilanz und G+V. Es werden Berichte generiert, die die Liquiditäts-, Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens im 5 Jahresvergleich darstellen. Excel- Tool bestellen >>
-
Information
-
Werbung
+ 49 (0) 3381 315759
-
Social Media & Co.
-
Für Nutzer
-
ein Projekt von
reimus.NET
-
Weitere Projekte
