Leitfaden von Bitkom und VeR zum Verarbeiten und Archivieren von E-Mails
Wie E-Mails laut GoBD zu verarbeiten und zu archivieren sind, erklärt ein Leitfaden mit 10 Merksätzen. Herausgeber sind der Verband elektronische Rechnung (VeR) und der IT-Branchenverband Bitkom.In den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" erläutert die Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 14. November 2014), welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Die GoBD regeln auch die Behandlung von E-Mails. Um Unternehmen die tägliche Arbeit zu erleichtern, haben der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) und der Verband elektronische Rechnung (VeR) die wichtigsten Regel in zehn Merksätzen zusammengefasst:
- E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie die Funktion von Geschäftsbriefen erfüllen. Aufbewahrungspflichtiger Bestandteil einer E-Mail können der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein.
- E-Mails sind elektronisch aufzubewahren, der Ausdruck auf Papier reicht nicht.
- Dateianhänge sind im Original aufzubewahren. Bei einer Umwandlung (Konvertierung) in ein im Unternehmen übliches Format, dürfen Recherche und Auswertungsmöglichkeiten nicht eingeschränkt werden.
- E-Mails, die lediglich als Transportmittel für steuerrelevanten Anhang dienen, müssen nicht gespeichert werden. Es reicht die Archivierung der angehängten Datei.
- E-Mails sind zu indexieren, damit ein Prüfer sie Geschäftsvorfällen oder Buchungen eindeutig zuordnen kann. Ohne zusätzliche Maßnahmen stelle eine typische E-Mail-Umgebung nur eine begrenzte Ordnung dar, warnt der Leitfaden.
- E-Mails sind unverändert zu archivieren. Dabei reiche die Ablage von Anhängen in einem Dateiordner oder von E-Mails in einem Mailsystem nicht aus, warnt der Leitfaden – zumindest nicht ohne zusätzliche Maßnahmen. Bitkom und VeR raten zum Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.
- Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben: So muss die Volltextrecherchierbarkeit erhalten bleiben. Auch für Anhänge gilt: Die Möglichkeiten zur Auswertung dürfen durch die Umwandlung nicht eingeschränkt werden. Außerdem müssen auch im umgewandelten Format, eventuell steuerrelevante Eigenschaften oder Attribute erhalten bleiben.
- Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren. Diese Verfahrensdokumentation muss ein sachverständiger Dritter verstehen können. Sie muss fortgeführt und alle Versionen müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archiviert werden.
- E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff durch den Steuerprüfer. Unternehmen sollten steuerrelevante E-Mails getrennt von anderen E-Mails aufbewahren.
- Rechnungen als E-Mails sind zulässig. Der Empfänger kann sie für den Vorsteuerabzug verwenden.
Das Dokument steht kostenlos zum Download auf den Seiten des Bitkom und in der GoBD-Informationssammlung des VeR bereit.
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letzte Änderung W.V.R. am 26.07.2018 Autor(en): Wolff von Rechenberg Quelle: Bitkom, VeR Bild: © panthermedia.net / Wavebreakmedia ltd. |
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Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln. |
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