10 Tipps für E-Mails nach Vorgaben der GoBD

Leitfaden von Bitkom und VeR zum Verarbeiten und Archivieren von E-Mails

Wie E-Mails laut GoBD zu verarbeiten und zu archivieren sind, erklärt ein Leitfaden mit 10 Merksätzen. Herausgeber sind der Verband elektronische Rechnung (VeR) und der IT-Branchenverband Bitkom.

In den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" erläutert die Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 14. November 2014), welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten. Die GoBD regeln auch die Behandlung von E-Mails. Um Unternehmen die tägliche Arbeit zu erleichtern, haben der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) und der Verband elektronische Rechnung (VeR) die wichtigsten Regel in zehn Merksätzen zusammengefasst: 
  1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie die Funktion von Geschäftsbriefen erfüllen. Aufbewahrungspflichtiger Bestandteil einer E-Mail können der E-Mail-Text, die Anhänge oder die E-Mail-Attribute sein.
  2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren, der Ausdruck auf Papier reicht nicht.
  3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren. Bei einer Umwandlung (Konvertierung) in ein im Unternehmen übliches Format, dürfen Recherche und Auswertungsmöglichkeiten nicht eingeschränkt werden. 
  4. E-Mails, die lediglich als Transportmittel für steuerrelevanten Anhang dienen, müssen nicht gespeichert werden. Es reicht die Archivierung der angehängten Datei.
  5. E-Mails sind zu indexieren, damit ein Prüfer sie Geschäftsvorfällen oder Buchungen eindeutig zuordnen kann. Ohne zusätzliche Maßnahmen stelle eine typische E-Mail-Umgebung nur eine begrenzte Ordnung dar, warnt der Leitfaden.
  6. E-Mails sind unverändert zu archivieren. Dabei reiche die Ablage von Anhängen in einem Dateiordner oder von E-Mails in einem Mailsystem nicht aus, warnt der Leitfaden – zumindest nicht ohne zusätzliche Maßnahmen. Bitkom und VeR raten zum Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.
  7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben: So muss die Volltextrecherchierbarkeit erhalten bleiben. Auch für Anhänge gilt: Die Möglichkeiten zur Auswertung dürfen durch die Umwandlung nicht eingeschränkt werden. Außerdem müssen auch im umgewandelten Format, eventuell steuerrelevante Eigenschaften oder Attribute erhalten bleiben.
  8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren. Diese Verfahrensdokumentation muss ein sachverständiger Dritter verstehen können. Sie muss fortgeführt und alle Versionen müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archiviert werden.
  9. E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff durch den Steuerprüfer. Unternehmen sollten steuerrelevante E-Mails getrennt von anderen E-Mails aufbewahren.
  10. Rechnungen als E-Mails sind zulässig. Der Empfänger kann sie für den Vorsteuerabzug verwenden.
Das Dokument steht kostenlos zum Download auf den Seiten des Bitkom und in der GoBD-Informationssammlung des VeR bereit.



letzte Änderung W.V.R. am 09.09.2019
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Quelle:  Bitkom, VeR
Bild:  © panthermedia.net / Wavebreakmedia ltd.

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Der Autor:
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg betreut als Redakteur die Fachportale der reimus.NET sowie das Controlling-Journal. Der gelernte Zeitungsredakteur arbeitete als Wirtschafts- und Verbraucherjournalist für verschiedene Onlinemedien und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
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